การใช้งานระบบ workflow มีขั้นตอนการเตรียมพร้อมอย่างไรบ้าง
เมื่อใช้งานระบบworkflowแล้ว งานอนุมัติที่ซับซ้อนก็จะสามารถทำได้อย่างอัตโนมัติโดยไม่เสียค่าแรงหรือเสียเวลาทำงานที่ไม่จำเป็น ผลลัพธ์ที่ได้นั้นคือ ไม่ได้มีข้อดีเพียงแค่การเพิ่มประสิทธิภาพและความรวดเร็วในการทำงานเท่านั้น ยังมีข้อดีอีกหลาย ๆ ด้าน เช่น การเพิ่มความเข้มงวดในด้านการควบคุมภายในและการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้วย
แล้วขั้นตอนที่จะทำให้สามารถใช้ “ข้อดี” นั้นได้อย่างคุ้มค่าที่สุดจะต้องเตรียมการอย่างไรบ้าง
ขั้นตอนการใช้งานระบบ workflow (1) ทบทวนวัตถุประสงค์การใช้งาน
มาทบทวนข้อดี และการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานที่ได้รับจากการใช้งานระบบ workflow กันเถอะ
ข้อดีและการเพิ่มประสิทธิภาพที่จะได้รับจากการใช้งานระบบ workflow
・ ปรับปรุงประสิทธิภาพงานยื่นขออนุมัติและการอนุมัติ
・ เพิ่มความเร็วในการยื่นขออนุมัติและการอนุมัติ
・ ลดต้นทุนด้วยการ paperless (การลดการใช้กระดาษ)
・ การตรวจสอบภายในเป็นไปได้อย่างราบรื่น
・ ป้องกันการทุจริตภายใน เสริมความเข้มงวดในการปฏิบัติตามข้อกำหนด
・ รูปแบบการปฏิบัติงานยืดหยุ่นมากขึ้น
แล้ว “ข้อดีและการเพิ่มประสิทธิภาพ” ที่บริษัทของคุณต้องการคือข้อไหนกัน ?
แม้ว่าระบบ workflow จะมีข้อดีและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพมากมาย แต่หากใช้งานโดยไม่มีจุดประสงค์ที่ชัดเจนจะทำให้ใช้งานได้ยากขึ้น ควรพิจารณาการใช้งานและทำความเข้าใจจากจุดเริ่มต้นว่า “เราใช้งานระบบ workflow เพื่ออะไรกันแน่ ?”
“ใช้เวลาในการอนุมัติมากเกินไป เพราะต้องสื่อสารกับสาขาย่อยต่าง ๆ”
“การประมวลผลแบบฟอร์มขออนุมัติซับซ้อนเกินไปจนเข้าใจยาก”
“การป้อนข้อมูลแบบฟอร์มขออนุมัติที่เป็นกระดาษซ้ำซ้อนกับแผนกอื่น”
ลองเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบปัญหาที่มีในตอนนี้ แล้วเลือกใช้งานระบบ workflow ที่มีฟังก์ชันที่ช่วยแก้ปัญหาในองค์กรของคุณกันเถอะค่ะ
ขั้นตอนการใช้งานระบบ workflow (2) การเลือกผู้รับผิดชอบ
ขั้นตอนต่อไป มาคิดกันดีกว่าว่า “ให้ใครเป็นผู้รับผิดชอบหลักแล้วจะทำให้การใช้งานระบบ workflow คืบหน้า ? ”
โดยส่วนใหญ่มักจะมีแต่ฝ่ายบริหารเท่านั้นที่เป็นคนสร้างความคืบหน้า แต่การรับฟังความคิดเห็นของผู้ที่ใช้งานจริงก็เป็นสิ่งที่สำคัญ
ในกรณีที่มีการจัดโปรเจกต์ส่งเสริมการใช้งาน ให้เลือกสมาชิกผู้เข้าร่วมที่สามารถพิจารณาจากมุมมองของผู้ยื่นคำขออนุมัติ ผู้อนุมัติ ผู้ดูแลระบบ หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานระบบ workflow ในภายหลัง
ขั้นตอนการใช้งานระบบ workflow (3) การตรวจสอบกระบวนการยื่นคำขอและการอนุมัติ และการจัดระเบียบ
วิธีการและขั้นตอนที่ใช้สำหรับการยื่น – อนุมัติที่คุณต้องการทำให้เป็นระบบอัตโนมัติใน workflow นั้นเหมาะสมไหม? มีแบบฟอร์มขออนุมัติที่ซ้ำซ้อนกัน หรือมีงานที่สามารถละเว้นได้บ้างไหม?
แทนที่จะแปลง workflow ที่มีอยู่ให้เป็นระบบดิจิทัลตามที่เป็นอยู่ เราควรจะปรับปรุงระบบให้ดีขึ้นด้วยการพิจารณาที่จะยกเลิกหรือบูรณาการงานบางส่วนเพื่อเปลี่ยนแปลงให้เป็นไปในทางที่ดีขึ้น
อีกทั้งยังเป็นโอกาสที่ดีที่จะได้แก้ไข “การละเมิดกฎ” ที่มักเกิดขึ้นในบริษัท การเพิ่มข้อกำหนดและการเพิ่มหมายเหตุจะช่วยป้องกันการฉ้อโกงได้ หากสามารถรวบรวมข้อมูลที่เสริมด้วยวาจาแล้วเขียนในแบบฟอร์มขออนุมัติได้ก็จะมีประสิทธิภาพและเป็นข้อดีต่อผู้ที่ใช้งานด้วย
ขั้นตอนการใช้งานระบบ workflow (4) การกำหนดโฟลว์การยื่นขอ – การอนุมัติที่จะเปลี่ยนเป็นดิจิทัล
ขั้นตอนต่อไป คือการตั้งค่า “การจัดลำดับความสำคัญในการแปลงเป็นระบบดิจิทัล”
สำหรับวิธีการดำเนินการนั้น คุณสามารถเปลี่ยนให้เป็นระบบดิจิทัลให้จบในครั้งเดียวได้ แต่การลำดับความสำคัญและใช้งานตามลำดับขั้นตอนเองก็สามารถทำได้เช่นกัน
เราสามารถดำเนินการตามลำดับขั้นตอนได้ เช่น “จัดลำดับความสำคัญของฟังก์ชันที่ใช้งานบ่อย” หรือ “เริ่มจากฟังก์ชันที่มีส่วนช่วยในการปรับปรุงการทำงานมากที่สุดก่อน” ดังนั้นควรดำเนินการให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการใช้งานระบบ workflow และเป็นไปตามเวลาที่กำหนดไว้
ขั้นตอนการใช้งานระบบ workflow (5) การเลือกระบบ workflow
คราวนี้เรามาลองคิดกันดีกว่าว่า “จะใช้งานระบบ workflow อันไหนดี”
“ความสะดวกสบาย” เป็นสิ่งสำคัญในมุมมองของผู้ใช้งาน ลองมาคิดพิจารณาดูโดยสมมติจากความคิดเห็นและสถานการณ์ของผู้ใช้จริง เช่น การใช้งานยากไหม สามารถใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์แท็บเล็ตหรือสมาร์ตโฟนได้ไหม
ต่อไป ลองพิจารณาเรื่อง “ความปลอดภัย” กัน หากระบบมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่สมบูรณ์แบบ จนสามารถแนบใบเสนอราคาหรือหนังสือสัญญาได้ก็ยิ่งทำให้ความสะดวกสบายเพิ่มมากขึ้น
นอกจากนี้ ในกรณีที่ปัจจุบันมีการใช้งานระบบอื่นอยู่แล้ว “ความเชื่อมโยง” ก็มีความสำคัญเช่นกัน การเลือกระบบที่สามารถจัดการร่วมกับระบบที่ใช้งานอยู่แล้ว เช่น ระบบบุคคลหรือระบบเงินเดือน จะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของทั้งบริษัทดียิ่งขึ้นอีก
ขั้นตอนการใช้งานระบบ workflow (6) การตั้งค่ากระบบ workflow
หลังจากเลือกระบบ workflow แล้ว ก็เริ่มการตั้งค่าหน้าจอแบบฟอร์มได้
・ การสร้างหน้าจอแบบฟอร์มสำหรับยื่นคำขอ
・ การสร้างเส้นทางการอนุมัติ
・ การตั้งค่าสิทธิ์การใช้งานของผู้ใช้
เราจะสร้างหน้าจอการยื่นคำขอและปรับแต่งรูปแบบกัน การยื่นคำขอจะสะดวกมากขึ้น ถ้าเราใช้วิธีการป้อนข้อมูล เช่น การใช้ชิ้นส่วนแบบเลื่อนลง (pull-down) ชิ้นส่วนสำหรับตรวจสอบรายการ (checkbox) และการเพิ่มคอลัมน์หมายเหตุ
หากเส้นทางการอนุมัติซับซ้อน ก็สามารถตั้งค่าให้เป็นแพทเทิร์นได้ คุณสามารถตั้งค่าได้โดยละเอียด เช่น “แบบฟอร์มยื่นขอที่มีราคามากกว่า OO บาทขึ้นไป ให้ส่งไปที่แผนก XX” “ในกรณีที่มีผู้อนุมัติหลายคน หากไม่ได้รับการอนุมัติครบทุกคน จะถือว่าคำขอนั้นถูกปฏิเสธ” เป็นต้น
ขั้นตอนการใช้งานระบบ workflow (7) ทดสอบการใช้งานระบบ
หลังจากเลือกระบบ workflowแล้ว เราขอแนะนำให้คุณเริ่มทดสอบระบบการใช้งานกับส่วนหนึ่งของแผนกก่อน จะช่วยให้เห็นจุดที่อาจต้องปรับปรุงได้อย่างชัดเจน เช่น “จะใช้งานได้ง่ายขึ้น ถ้าได้รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ เมื่อมีการยื่นคำขอ – การอนุมัติ” หรือ “มีการป้อนข้อมูลมากเกินไป ต้องเพิ่มชิ้นส่วนแบบเลื่อนลง (pull-down)” อีกทั้งยังช่วยให้คุณเห็นถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น รวมถึงแนวทางการรับมือสำหรับปัญหานั้น ๆ ได้ ช่วยให้คุณตัดสินใจเกี่ยวกับขั้นตอนการแก้ไขปัญหาหรือวิธีการดำเนินการต่อไปได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนการใช้งานระบบ workflow (8) การใช้งานทั่วทั้งบริษัท
ถึงเวลาใช้งานระบบ workflowแล้ว มาสร้างคู่มือการใช้งาน อธิบายวิธีใช้งานกับผู้ใช้ และเริ่มต้นการใช้งานจริงกัน
ในการเลือกใช้งานระบบ workflow สิ่งสำคัญคือการพิจารณา “ลำดับความสำคัญ” หากตรวจสอบจุดที่ควรปรับปรุงแก้ไขไปทีละจุด แล้วเริ่มดำเนินการไปตามขั้นตอนแล้วละก็ ข้อดีและประสิทธิผลที่ได้รับจะตรงตามจุดประสงค์ของการใช้งานระบบ workflow ของคุณ หากไม่แน่ใจเกี่ยวกับการเลือกหรือการใช้งานระบบ ลองทบทวน “ขั้นตอน” อีกครั้งดูไหมคะ? เราเชื่อว่าการค่อย ๆ แก้ไขปัญหาแต่ละจุดอย่างเป็นขั้นเป็นตอน จะช่วยให้คุณเห็นจุดประสงค์ที่แท้จริงได้แน่นอนค่ะ
