ฟังก์ชันจัดการเวลาเข้า-ออกงานของระบบ workflow ช่วย “ลดงาน” และ “พัฒนารูปแบบการทำงาน”ได้
หากคุณตั้งเป้าที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ตั้งใจจะเปลี่ยนการยื่น – อนุมัติเอกสารให้เป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยการใช้งานระบบ workflow อยู่แล้วล่ะก็ การจัดการเวลาเข้า-ออกงานก็ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของระบบ workflow ด้วยเลย หากในตอนนี้คุณกำลังใช้บัตรลงเวลาแบบกระดาษ แล้วเปลี่ยนมาใช้งานฟังก์ชันจัดการเวลาเข้า-ออกงาน จะทำให้ขั้นตอนการทำงานและเวลาลดลงอย่างมาก
การใช้งานฟังก์ชันจัดการเวลาเข้า-ออกงานของระบบ workflow สามารถทำอะไรได้บ้างและมีข้อดีอย่างไร คราวนี้เราจะมาแนะนำให้ทุกคนทราบกันค่ะ
คุณทราบเวลาและแรงงานที่ใช้สำหรับการจัดการเวลาเข้า-ออกงานด้วยบัตรลงเวลาไหม ?
การไปตอกบัตรเข้าที่ทำงานในตอนเช้า เป็นระบบที่สะดวกสำหรับผู้ใช้ แต่ต้องใช้เวลาและแรงงานอย่างมากสำหรับการสรุปผล และจัดตารางการทำงานในภายหลัง
・ป้อนข้อมูลการเข้างานของบัตรลงเวลา ใส่ลงใน Excel
・ตรวจสอบการออกก่อนเวลา การมาสาย และการทำงานล่วงเวลา
・ตรวจสอบโดยเปรียบเทียบกับการยื่นเอกสารของผู้ใช้แต่ละคน เช่น การยื่นลาพักร้อน
・ตรวจสอบกับตัวจริง หากมีข้อบกพร่องหรือจุดที่ชัดเจน
・จัดการร่วมกับฝ่ายบุคคลและฝ่ายบัญชี
・จัดเก็บและจัดการบัตรลงเวลาที่ผ่านมา
บันทึกการเข้า – ออกงานที่ประทับบนบัตรลงเวลาจะรวมอยู่ใน Excel และจะทำการคำนวณเป็นเงินเดือนและชั่วโมงทำงาน นอกจากนี้ยังมีการจัดการร่วมกันกับฝ่ายอื่น ๆ เช่นฝ่ายบุคคลและฝ่ายบัญชี
งานที่มองไม่เห็นที่ทับถมกันก็เป็นสาเหตุที่ทำให้งานซับซ้อนขึ้น เช่น การรอแบบฟอร์มขออนุมัติที่เป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้อนุมัติที่มีตำแหน่งสูงกว่า อย่างแบบฟอร์มขอลาหยุด หรือแบบฟอร์มขอกลับก่อนเวลา การรวมผลเปรียบเทียบข้อมูลการเข้า – ออกงาน หากเนื้อหาในใบคำขออนุมัติมีข้อบกพร่องก็ต้องตรวจสอบกับตัวจริง
ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา มีบริษัทจำนวนมากที่ให้ความสำคัญกับความสมดุลระหว่างการใช้ชีวิตและการทำงาน และกำลังควบคุมการทำงานล่วงเวลาอย่างเข้มงวด
อย่างไรก็ตาม หากจัดการการเข้างานด้วยบัตรลงเวลา คงเป็นเรื่องยากที่จะเห็นชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาทั้งหมดในช่วงกลางเดือน และส่งผลให้การดำเนินการรับมือเป็นไปได้ยากเช่นกัน และเนื่องจากสามารถประทับตราแทนกันได้ การปลอมแปลงและการฉ้อโกงก็มีโอกาสเกิดขึ้นได้ แต่ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้โดยการใช้งานระบบ workflow
การจัดการเวลาเข้า-ออกงานโดยใช้งานระบบ workflow สามารถทำอะไรได้บ้าง
ในกรณีที่จะต้องจัดการการเข้างานโดยใช้ระบบ workflow มีฟังก์ชันแบบไหนบ้าง ?
・การประทับตราและแก้ไขข้อมูลการเข้าออกงาน
・แบบฟอร์มขออนุมัติสำหรับการมาช้าหรือออกก่อนเวลา
・แบบฟอร์มสำหรับลาหยุด
・แบบฟอร์มสำหรับทำงานล่วงเวลา ออกไปทำงานในวันหยุด
・แบบฟอร์มขอวันหยุดทดแทน วันหยุดชดเชย
・การตรวจสอบการทำงานล่วงเวลา
เมื่อใช้งานระบบ workflow การประทับเวลาสำหรับการเข้าออกงานจะถูกแปลงเก็บเป็นข้อมูล ไม่ต้องเสียเวลารวบรวมเอง นอกจากนี้ คำขอแก้ไขและคำขอวันหยุดจะได้รับการจัดการโดยระบบเดียวกัน ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องตรวจสอบ ทำให้ประหยัดเวลาไปได้มากทีเดียว
เนื่องจากคุณสามารถตรวจสอบชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาของเดือนได้อย่างรวดเร็ว จึงง่ายที่จะรับมือได้ตั้งแต่เนิ่นๆ เช่น การตรวจสอบเนื้อหางานและการจัดสรรจำนวนคนใหม่
ข้อดีที่จะได้รับจากใช้งานการจัดการเวลาเข้า-ออกงานด้วยระบบ workflow (สำหรับผู้ดูแลระบบ)
・ลดงานป้อนข้อมูล เพิ่มประสิทธิภาพและลดข้อผิดพลาด
・เปรียบเทียบแบบฟอร์มขออนุมัติและบัตรลงเวลาเข้างานได้ง่ายขึ้น
・การดำเนินการแบบPaperless (ลดการใช้กระดาษ) ช่วยลดค่าแรงและต้นทุนในการจัดการ
กรณีที่ต้องจัดการการเข้าออกงานของพนักงาน part-time และลูกจ้างชั่วคราว ต้องเตรียมอุปกรณ์สำหรับรับและส่งต่อข้อมูล เพื่อจัดการเวลาเข้า-ออกงานที่หน้างาน และมีค่าใช้จ่ายเบื้องต้นที่ต้องเสียสำหรับการใช้งานระบบ
การดำเนินการแบบ Paperless จะทำให้ต้นทุนคงที่ลดลงในระยะยาว เช่น ค่ากระดาษและค่าพื้นที่จัดเก็บ การกำจัดงานป้อนข้อมูลไม่เพียงแต่จะช่วยลดเวลาการรวบรวมข้อมูลได้เท่านั้น ยังช่วยป้องกันการผิดพลาดของมนุษย์ เช่น ข้อผิดพลาดจากการพิมพ์ และเนื่องจากไม่สามารถประทับตราแทนกันได้ จึงช่วยในเรื่องการปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กรได้อีกด้วย
ข้อดีที่จะได้รับจากใช้งานการจัดการเวลาเข้า-ออกงานด้วยระบบ workflow (สำหรับพนักงาน)
・เมื่อไปเข้างานช้าหรือออกก่อนเวลา ไม่จำเป็นต้องติดต่อทางโทรศัพท์หรืออีเมล
・สามารถสร้างแบบฟอร์มและยื่นขออนุมัติได้ภายในระบบ workflow
・คุณสามารถประทับตราจากนอกสถานที่ หรือจากที่บ้านได้เลย
คุณเคยมีปัญหาเพราะไม่สามารถติดต่อเจ้านายทางโทรศัพท์เมื่อคุณสายหรือต้องการหยุดพักกะทันหันไหม ? แม้ว่าคุณจะส่งอีเมลไปแล้ว แต่ก็อาจจะมีบ้างที่คุณกังวลหรือไม่แน่ใจว่า “เจ้านายจะอ่านหรือยังนะ” ในกรณีของระบบเวลาการเข้างาน เนื่องจากคำขออนุมัติทำโดยใช้แบบฟอร์มป้อนข้อมูล ทำให้ไม่จำเป็นต้องติดต่อ และแน่นอนว่าไม่มีทางตกหล่นด้วย
นอกจากนี้ ยังสามารถบันทึกเวลาจากแท็บเล็ตหรือสมาร์ตโฟนได้ แม้ทำงานนอกสถานที่หรือทำงานที่ไซต์ของลูกค้า ดังนั้นจึงมีข้อได้เปรียบที่สามารถเห็นสถานการณ์การทำงานได้อย่างแม่นยำ
สอดคล้องกับการพัฒนารูปแบบการทำงาน
แม้ว่ารูปแบบการทำงาน เช่น WFH (การทำงานจากที่บ้าน) และการทำงานแบบ Flexible Working จะมีความยืดหยุ่นมากขึ้น แต่ก็ยังยากที่จะเข้าใจชั่วโมงการทำงานของพนักงาน
นอกเหนือจากการคำนวณเวลาการทำงานแบบยืดหยุ่นแล้ว การสร้างสภาพแวดล้อมที่คุณสามารถประทับเวลาได้สะดวกและเหมาะกับงานได้แม้ในขณะที่คุณทำงานอยู่ที่บ้าน จะนำไปสู่การส่งเสริมการพัฒนารูปแบบการทำงานที่ดี
สะดวกยิ่งขึ้นด้วยการผสานกับระบบที่ใช้งานอยู่แล้ว
หากคุณใช้งานระบบจัดการเวลาเข้า-ออกงานแล้วละก็ มาลองเชื่อมโยงการใช้งานกับระบบบุคลากร ระบบบัญชีเงินเดือน และระบบสถิติกันเถอะ การผสานการใช้งานระบบ จะทำให้ปริมาณงานป้อนข้อมูล และเวลาที่ใช้ลดลงอย่างมาก และจะนำไปสู่การปรับปรุงการทำงานต่อไป โดยก่อนการรวมระบบเข้าด้วยกัน ต้องตรวจสอบก่อนว่าระบบที่ใช้งานอยู่สามารถรวมกันได้ง่ายไหม เมื่อใช้หลายระบบร่วมกัน กลไกก็จะซับซ้อนขึ้น อาจต้องใช้เวลาและเงินในการบำรุงรักษาและปรับแต่งระบบ
คุณจะเห็นว่าเวลาและแรงงานที่จำเป็นสำหรับการจัดการเวลาเข้า-ออกงานด้วยบัตรลงเวลา สามารถลดลงได้ด้วยการใช้งานระบบ workflow สมมติว่าใช้เวลา 10 นาทีในการรวมข้อมูลการเข้างานของบุคคลหนึ่งคน หากคุณต้องรวบรวม 50 คน คุณจะสามารถลดชั่วโมงการทำงานลงได้ 500 นาที ประมาณเท่ากับ 8.5 ชั่วโมง
หากคุณกำลังพิจารณาการใช้งานระบบจัดการเวลาเข้า-ออกงานกับระบบ workflow พร้อมกัน ขอแนะนำให้เลือกระบบที่มีฟังก์ชัน workflow ในระบบจัดการเวลาเข้า-ออกงานเพื่อลดความซับซ้อนของการใช้งานร่วมระบบ ลองใช้งานระบบที่ใช้งานง่าย สะดวก ไม่ยุ่งยากกันเถอะค่ะ
