ระบบ workflow จะใช้งานแบบ Cloud หรือแบบ on-premise ดี ?
คุณรู้หรือไม่ว่าระบบ workflow มี 2 รูปแบบ คือ “แบบ Cloud” และ “แบบ on-premise”
ทั้ง 2 รูปแบบมีจุดประสงค์เดียวกัน คือการทำให้งานยื่นคำขอและงานอนุมัติที่ซับซ้อนเป็นไปโดยอัตโนมัติ นำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ แต่ทั้ง 2 รูปแบบก็มีกลไกและจุดแข็งที่แตกต่างกัน
แล้วควรเลือกแบบไหนดี ระหว่างแบบ Cloud และแบบ on-premise ? เราได้สรุปข้อเปรียบเทียบมาแล้วค่ะ
ความแตกต่างระหว่างระบบ workflow “แบบ Cloud” และ “แบบ on-premise “
ความแตกต่างที่ใหญ่ที่สุดระหว่างแบบ Cloud และแบบ on-premise คือประเด็นที่ว่า “คุณจำเป็นจะต้องมีเซิร์ฟเวอร์หรือเปล่า”
ระบบ workflow แบบ Cloud คือการใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์ออนไลน์ที่ให้บริการ ในทางกลับกัน ระบบ workflow แบบ on-premise จะเป็นการสร้างและดำเนินการบนเซิร์ฟเวอร์หรือบนสภาพแวดล้อมพื้นฐานของบริษัทคุณเอง
ในส่วนต่อไป เราจะอธิบายข้อดีและข้อเสียของแต่ละรูปแบบอย่างละเอียดยิ่งขึ้น
จุดเด่นของระบบ workflow แบบ Cloud (คลาวด์)
ระบบ workflow บน Cloud กำลังเป็นที่นิยมในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องมีเซิร์ฟเวอร์หรือผู้ดูแลระบบ เพียงแค่ปรับแต่งและใช้งานแพ็กเกจที่สร้างโดยผู้ให้บริการระบบก็สามารถใช้งานได้แล้ว รูปแบบ Cloud จึงมีจุดเด่นหลักคือมีราคาไม่แพงและสามารถเริ่มใช้งานได้อย่างรวดเร็ว
หลังการใช้งาน ผู้ให้บริการระบบจะจัดการระบบขั้นพื้นฐานและอัปเกรดเวอร์ชันให้ จึงมีข้อดีที่ค่อนข้างจัดการง่าย แม้ว่าภายในบริษัทของคุณจะไม่มีแผนกไอทีหรือแผนกเฉพาะสำหรับการพัฒนาระบบก็ตาม และจะมีการเรียกเก็บค่าบริการรายเดือนสำหรับผู้ใช้แต่ละคนหลังการใช้งาน
เมื่อจัดการข้อมูลในระบบ Cloud คุณจะสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากแท็บเล็ตและสมาร์ตโฟน ไม่ว่าคุณจะอยู่ในหรือนอกบริษัท เป็นอีกหนึ่งจุดเด่นที่ช่วยให้การทำงานสะดวกขึ้นไม่น้อย
ในทางกลับกัน ระบบ workflow รูปแบบ Cloud จะได้รับการปรับแต่งภายในข้อจำกัดของแพ็กเกจ ดังนั้นความอิสระในการปรับแต่งจะน้อยกว่าแบบ on-premise ควรตรวจสอบก่อนว่างานที่คุณต้องการเปลี่ยนเป็น workflow ในบริษัทของคุณ สามารถใช้งานได้จริงโดยระบบ workflow ที่กำลังพิจารณาอยู่หรือเปล่า
จุดเด่นของระบบ workflow แบบ on-premise
บริษัทที่เลือกใช้งานแบบ on-premise แทนการเลือกระบบ workflow แบบ Cloud ที่ราคาถูก ใช้ง่าย และเป็นที่นิยมนั้นก็มีเหตุผลของเขาอยู่
เนื่องจากสามารถสร้างระบบเฉพาะของบริษัทตนเองได้ตั้งแต่เริ่มต้น และสามารถสร้างได้อย่างอิสระ ระบบจึงมีความหลากหลายมากกว่าแบบ Cloud เมื่อข้อมูลได้รับการจัดการบนเซิร์ฟเวอร์ของตนเองที่มีความปลอดภัยสูง บางบริษัทจึงพิจารณาว่าความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูลจะต่ำกว่าแบบ Cloud เหมาะสำหรับการจัดการข้อมูลที่ต้องการความปลอดภัยสูง เช่น ข้อมูลลูกค้าและข้อมูลทางการเงิน
ในอีกแง่หนึ่ง การสร้างระบบเฉพาะของบริษัทขึ้นนั้นเริ่มต้นจากศูนย์ จึงใช้เวลาในการเตรียมการนานกว่าการใช้งานแพ็กเกจแบบ Cloud และค่าใช้จ่ายในการเตรียมการมีแนวโน้มที่จะสูงกว่า เพราะการอัปเกรดระบบก็ยังมีค่าใช้จ่ายสูง
นอกจากนี้ เมื่อต้องการที่จะเข้าถึงข้อมูลจากภายนอก จำเป็นต้องใช้มาตรการต่าง ๆ เช่น การรักษาความปลอดภัยด้วยการเชื่อมต่อ VPN
การเปรียบเทียบระบบ workflow แบบ Cloud และแบบ on-premise
เมื่อเปรียบเทียบต้นทุนและขั้นตอนก่อนการเริ่มใช้งานแล้ว คุณจะเข้าใจว่าทำไมระบบ workflow รูปแบบบน Cloud ถึงกลายเป็นที่นิยมเมื่อเปรียบเทียบกับระบบ on-premise เนื่องจากคุณสามารถใช้งานได้โดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้เฉพาะทาง ดังนั้นจึงมีข้อดีคือใช้งานง่าย
แต่ในกรณีที่แพ็กเกจที่มีอยู่ไม่รองรับหรือไม่สามารถเชื่อมข้อมูลจากระบบอื่นที่ใช้งานอยู่ได้ การใช้งานแบบ on-premise อาจเป็นทางเลือกที่ดีกว่า แม้ว่าจะต้องใช้เวลาและเงินทุนก็ตาม
ระบบ workflow แบบ Cloud กับแบบ on-premise จะเลือกใช้งานรูปแบบไหนดี ?
เมื่อเปรียบเทียบระบบ workflow บน Cloud และแบบ on-premise เป็นธรรมดาที่หลายคนจะคิดว่าระบบ workflow แบบ on-premise จะมีความปลอดภัยสูงกว่า แต่หากระบบรักษาความปลอดภัยของบริษัทคุณไม่สมบูรณ์แบบ ความปลอดภัยของผู้ให้บริการระบบเซิร์ฟเวอร์อาจเชื่อถือได้มากกว่า นี่เป็นอีกหนึ่งจุดที่ควรคำนึง
นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างและปรับแต่งระบบให้ใช้งานได้อย่างสะดวก เพราะมีแบบฟอร์มขออนุมัติ เทมเพลตแบบฟอร์ม รวมถึงลำดับการยื่นเอกสารจำนวนมากจัดเตรียมไว้ในแพ็กเกจแบบ Cloud แล้ว การเปรียบเทียบข้อดี ข้อเสียของแต่ละรูปแบบ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณจะได้รับผลกระทบแบบไหนบ้าง การเปรียบเทียบสิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องสำคัญ
ระบบ workflow แบบ Cloud บางระบบสามารถทดลองใช้งานก่อนได้ และยังสามารถนำมาใช้งานจริงได้ หลังจากทดลองใช้เพื่อเปรียบเทียบระบบ นอกจากนี้เมื่อพิจารณาถึงความสะดวกและความเร่งด่วนแล้ว ยังสามารถเริ่มใช้งานฟังก์ชันบางส่วนก่อน แล้วจึงค่อยเพิ่มการใช้งานฟังก์ชันอื่นต่อไปตามลำดับได้ เป็นการช่วยลดภาระจากการเริ่มต้นใช้งานได้อย่างมาก
อย่าลืมตรวจสอบสภาพแวดล้อมในองค์กรของคุณ เช่น ผู้ดูแลระบบ เซิร์ฟเวอร์ และการรักษาความปลอดภัย และตรวจสอบว่าระบบ workflow ที่คุณกำลังพิจารณาสามารถใช้งานกับบริษัทของคุณได้หรือไม่
