ワークフローで帳票を電子管理！ひな型・テンプレートの利用で効率もUP
ワークフローシステムの導入で申請や承認作業を自動化し、業務効率化を目指すのなら、帳票管理も電子化してみませんか？
実は、申請・承認作業や部署間をまたぐ対応が必要な帳票管理はワークフローシステムの力を発揮しやすい業務なんです。
この機会に帳票業務のワークフローシステム化も検討してみませんか？
ワークフローシステムと帳票管理は相性抜群！ひな型やテンプレートの活用でさらに便利に
帳票の作成や処理には作業の重複や人為的ミスが発生しやすいポイントが多々潜んでいます。
例えば、売上処理にはこのような工程があります。
【営業担当】
・契約書を作成
・上長が確認、承認（捺印）
↓
【営業事務（デリバリー）】
・受注確認
・在庫確認、資材発注処理
・外部業者へ手配書送付（郵送・メール）
↓
【経理】
・売上の仕訳を帳簿に記載
・入金を確認し、領収書を発行
・帳簿に入金の仕訳を記載
・売掛金の残高を帳簿で確認
このように、一枚の契約書から発生した業務は多数の人や部署の間を渡り歩いていきます。
その他にも営業成績や在庫管理、売上管理など同じデータを使用しているのに別々のエクセルで管理している場合はその都度入力作業や確認作業が発生。
発注書や稟議書など、付随する書類ひとつひとつに対しても申請・承認作業が必要なため、承認待ちにも時間や手間がかかってしまいます。
では、ワークフローシステムのひな型やテンプレートを利用することでこれらの手間はどのように軽減できるのでしょうか。
ワークフローシステム導入で営業部門はここまで変わる！見積もり提出のスピードアップも可能に
過去の見積もりを参考に価格を選定し、上長に承認をもらう。単純な工程ながら上長の外出や記載ミスなどで意外と時間がかかることも。
見積提出が遅くなってしまえば営業機会の損失にもつながりかねます。
ワークフローシステムを導入すれば、外出先からでも見積もり作成、提出、承認が可能です。
過去のデータベースを検索して参照することも可能ですし、承認作業もワークフローシステム内で完結、上長へ承認作業発生のアラート通知が届くため、タイムロスを大幅に減らせます。
また、見積書のテンプレートを使用することでミスがあればエラーで返されるため、修正差し戻しの心配もありません。
晴れて受注につながった際も、作成済の見積書データを応用して発注手配を進めることができるため、手入力業務の削減につながります。
受注後の処理もルートや作業内容をあらかじめ設定しておけば半自動で対応可。
受注処理や発注処理などにデータを応用すれば同じ情報を何度も入力する必要もなく、事務作業の負担を大幅に減らすことができますよ。
ワークフローシステムのひな型やテンプレートの活用で経理部門の業務が大幅削減
ワークフローシステム内に搭載されたフローや申請書のひな型を使うことでテンプレートの作成が簡単になるだけでなく、部署間でのデータ応用が可能です。
営業部門から報告された売上や発注を経理部管理の帳簿へ入力する際に、提出資料漏れや記入ミスなどの確認に営業スタッフが捕まらずに困った、なんて経験はありませんか？
ワークフローシステムを導入すれば、営業部門で入力したデータをそのまま引き継ぎ管理することができるため、入力作業を減らすことが可能です。
また、経費精算や受発注の請求書管理なども、テンプレート作成時にお互いに必要な情報をすり合わせておけば、入力業務の削減だけでなく、提出資料や必要事項の確認に時間を取られることもありません。
ワークフローシステム「desknet’sNEO」にはまだまだ便利なひな型・テンプレートが！おすすめ機能を紹介
desknet’sNEOでは、そのほかにも便利なひな型を多数用意しています。
AppSuiteからアプリを追加することで欲しい機能だけを無理なく取り入れることができますよ。
おすすめ機能の一部をご紹介します。
【総務部門向け】
・出退勤記録表
・契約書管理
【経理部門向け】
・資金繰り表
・手形管理表
・小口現金出納帳
・契約書管理
【営業部門向け】
・会員名簿帳
・在庫管理
・案件管理
・見込み顧客管理
・契約書管理
【人事部門向け】
・賞与査定表
・採用応募者管理台帳
・契約書管理
【法務部向け】
・契約書管理
それぞれ同じひな型を使用してデータ管理を行うため、他部署間でのデータ応用が可能。
入力業務や確認作業の大幅削減につながります。
また、社内管理は「紙」というルールがある場合も、作成データの印刷機能が便利。
データの作成は半自動化し、保管ルールに合わせて印刷、と柔軟に対応できますよ。
ワークフローシステムのひな型・テンプレートで帳票管理をするメリットまとめ
・部署ごとに管理していたデータを共有して業務効率化ができる
・申請書の検索・作成・ミスチェックを簡素化できる
・外出先からの申請・作成が可能になる
・申請経過の進捗管理が一目でわかる
・処理データの管理まで一元化、入力の機会が大幅削減できる
・帳票データの活用が可能になる
個別のエクセル管理ではなくワークフローシステム内で帳票を管理することによって、これまで難しかった管理部門でも在宅勤務環境を整えやすくなります。
また、月末月初など業務が集中するタイミングでも、ワークフローシステムで業務を自動化させることで負担を軽くすることも可能です。
全社でひな型やテンプレートを揃え、帳票をデータで一元管理することは業務改善や働き方改善など多方面でメリットがあることがわかりましたね。
帳票管理にはワークフローシステム、おすすめですよ。
