ワークフローシステムはクラウド型とオンプレミス型どちらがおすすめ？
ワークフローシステムには「クラウド型」と「オンプレミス型」という2種類があることをご存じですか？
どちらのシステムも煩雑な申請、承認業務を自動化し、業務改善につなげるという目的は同じですが、仕組みや強みが違います。
では、導入する際にはクラウド型とオンプレミス型のどちらを選べばよいのでしょうか。
比較したいポイントなどをまとめてみました。
ワークフローシステム「クラウド型」と「オンプレミス型」の違い
クラウド型とオンプレミス型の一番の違いは、「サーバーを置く必要があるかどうか」。
オンライン上のサーバーで提供されているサービスを活用するのがクラウド型。
一方自社のサーバーやインフラ環境でシステムを構築し、運用するのがオンプレミス型のワークフローシステムです。
では、次の章ではそれぞれのメリットやデメリットについてもう少し詳しく解説していきましょう。
クラウド型ワークフローシステムの特徴
近年の主流はクラウド型ワークフローシステム。
サーバーやシステムの管理者を置く必要がなく、システム提供側が作ったパッケージをカスタマイズして導入するので、コストや手間が比較的かからないのが一番の特徴。
導入後も基本的なシステム管理やバージョンアップなどもシステム提供側が行うため、システム開発の専門部署などがなくても比較的扱いやすいのもメリットです。
導入後は使用人数ごとに月額使用料がかかります。
クラウドでデータを管理するため、タブレット端末やスマートフォンなどから社内外を問わずアクセスできるのも特徴です。
一方、クラウド型のワークフローシステムはパッケージという枠の中でのカスタマイズになるので、オンプレミス型に比べると自由度は低くなります。
自社でワークフロー化したい業務が、導入を検討中のワークフローシステムで実現できるのかを事前に確認しておく必要があります。
オンプレミス型ワークフローシステムの特徴
安価で簡単、主流であるクラウド型ワークフローシステムではなく、敢えてオンプレミス型を選ぶ企業にはそれなりの理由があります。
自社専用のシステムをイチから作り上げるため、クラウド型と比較すると汎用性が高く、自由自在にシステムを構築できます。
自社のサーバーで情報を管理するため、高度なセキュリティ環境があればクラウド型よりも情報漏えいの危険性が低いと考えて導入する会社も。顧客情報や金銭の情報など、高いセキュリティ環境での管理が求められる情報を扱うのに適しています。
一方、自社専用のシステムをイチから作り上げるため、クラウド型のパッケージ導入と比較して導入までに時間がかかり、導入費用も高額になりがち。
導入後もシステムのバージョンアップに費用がかかります。
また、外部からアクセスする場合はVPN接続でセキュリティを保つなどの工夫が必要です。
ワークフローシステムのクラウド型とオンプレミス型の比較
費用や導入までの手順を比較すると、クラウド型ワークフローシステムが主流になってきた理由がわかりますね。
オンプレミスに比べて専門知識も必要ないので社内にシステムに詳しい人がいなくても導入しやすいというメリットもあります。
しかし、導入済の他システムとの連携や、既存のパッケージでは対応できないようなワークフローの場合は時間や導入資金がかかってもオンプレミス型を導入するほうがいいケースもあります。
ワークフローシステムのクラウド型とオンプレミス型、どちらを導入するのかに迷ったら
クラウド型とオンプレミス型のワークフローシステムを比較すると、セキュリティはオンプレミス型のほうが万全、と思われがちですが、要注意。
自社のセキュリティシステムが万全ではない場合は、システム提供会社のセキュリティのほうが信頼できる場合もあります。
また、クラウド型のパッケージ内には申請書や申請フローのひな形が多数用意されており、カスタマイズして使用することで簡単に便利なシステムを作り上げることが可能です。
それぞれメリット、デメリットと思えることも、自社に当てはめた場合にどう影響するのかを見極め、比較することが肝心です。
クラウド型のワークフローシステムはお試し導入ができる製品もあり、本当に活用できるのかを比較した上で導入できるというメリットもあります。
また、利便性や急務性を考慮して一部の機能から段階的に導入することも可能ですので導入のハードルもぐっと下がりやすくなりますね。
管理者やサーバー、セキュリティなど自社環境を確認し、自社で運用できるのかどうかの確認も忘れずにしておきましょうね。
