ワークフローシステムの勤怠管理機能は「業務削減」と「働き方改革」に効果的！
ワークフローシステムを導入することで申請・承認作業を自動化し、業務効率化を目指すなら、勤怠管理もワークフローシステムに任せましょう。
もしも今、紙のタイムカードをお使いならば、工程数や時間の大幅削減につながります。
ワークフローシステムの勤怠管理でできること、メリットなどを紹介していきます。
タイムカードでの勤怠管理でかかる手間と時間、知っていますか？
朝、出社してタイムカードを打刻するだけ。
使う人にとっては便利なシステムですが、その後の集計や作業に多くの手間がかかっています。
・タイムカードの出退勤記録をエクセルに入力
・早退、遅刻、残業時間を確認
・修正や休暇など申請内容と照らし合わせて確認
・不備や不明点があれば本人に確認
・人事部や経理部などと連携して管理
・過去のタイムカードの保存、管理
タイムカードに打刻された出退勤の記録は、エクセルに集計し、給与や勤務時間を計算。
さらに人事や経理など他部署を介して管理されています。
休暇申請や早退申請など、書面で提出された申請書の上長承認を待ち、出退勤情報と申請内容を照合して集計、不備があれば本人確認など、見えない業務が乱立しているのも業務が複雑化する原因です。
近年はワークライフバランスを重視し、残業時間を厳しく取り締まる会社も増えてきました。
しかしタイムカードでの出退勤管理であれば月途中の総残業時間は見えづらく、対策も取りにくくなってしまいます。
また、代理打刻が可能なので改ざんや不正が起こりうることも。
これらの手間や問題点は、ワークフローシステムを導入することで改善できます。
勤怠管理のワークフローシステム導入でできること
では、ワークフローシステムで勤怠管理を行う場合、どのような機能があるのでしょうか。
・出退勤情報の打刻や修正
・遅刻や早退申請
・休暇申請
・残業、休日出勤申請
・振休や代休の申請
・総残業時間の確認
出退勤の打刻情報がデータ化され、集計の必要がなくなります。
その上、修正申請や休暇申請なども同じシステムで管理されるため確認の必要がなく、大幅に時間を削減することが可能です。
月の残業時間も一目で確認できるため、業務内容の見直しや人数配置など早めの対策が取りやすくなります。
勤怠管理のワークフロー化で得られるメリット【管理者】
・入力作業を削減し、効率化＆ミス削減
・申請書とタイムカードの照合業務の簡素化
・ペーパーレス化で管理の手間やコストを削減
アルバイトやパート社員の勤怠管理も行う場合、現場に勤怠管理用の端末を用意したり、
システム導入の初期費用は掛かります。
しかし、長い目で見るとペーパーレス化で紙代や保管費などの固定費用の軽減に繋がります。
また、入力作業がなくなることで、集計時間の大幅削減はもちろん、入力ミスなど人的ミスを防ぐ効果も期待できます。
代理打刻もできないため、ルール遵守にも一役買ってくれるでしょう。
勤怠管理のワークフロー化で得られるメリット【従業員】
・遅刻や早退など電話やメールでの連絡が必要なくなる
・申請書の作成や申請がワークフローシステム内でできる
・外出先や常駐先からの打刻も可能
遅刻や急に休まないといけなくなった朝に電話が繋がらなくて困ったことはありませんか？
メールを送ってもちゃんと確認してもらえているか不安になることもありますよね。
勤怠管理システムの場合、入力フォームでの申請になるため連絡が付かないことはもちろん、見落としも起こりません。
また、外出先からの直帰や、客先での常駐作業の場合もタブレット端末やスマートフォンから打刻が可能なので、勤務状況を正しく反映させられるというメリットもあります。
働き方改革にも対応
WFH（在宅勤務）やフレックス勤務など、働き方が柔軟になっていく一方、従業員の勤務時間を把握することが難しくなってきています。
フレックス勤務での時間計算はもちろん、在宅時でも業務に合わせて打刻、申請できる環境を整えることで、働き方改革の推進にも繋がります。
導入済のシステムと連携させてさらに便利に
出退勤の管理システムを導入するのなら、人事や給与システム、会計システムと連動させましょう。
入力業務や時間の大幅削減につながり、業務改善がより進みます。
しかし、システムを組み合わせる際は、「いかにシンプルに組み合わせるか」という点に注意してください。
複数のシステムを組み合わせて使用すると仕組みが複雑化し、システムの構築やメンテナス、カスタマイズに時間も費用もかかってしまいます。
タイムカードでの勤怠管理で掛かる時間や手間はワークフローシステムの導入で軽減できることがわかりましたね。
仮に、一人の勤怠情報の集計に10分かかっていたとして、50人分を処理しようとすると500分≒8.5時間の労働時間が削減できます。
勤怠管理システムとワークフロ―システムの同時導入を検討中なのであれば、連携を簡素化するためにも勤怠管理システム内にワークフロー機能が搭載されているものを選ぶのがおすすめ。
シンプルで、使いやすく、便利になる。そんなシステム導入を目指してみてくださいね。
