ワークフロー導入で申請・承認待ち解消！アプリとの連携でさらなる効率化がかなう
ワークフローシステムを導入し、申請・承認作業を自動化することには大きなメリットがあります。
煩雑な業務が整理され、管理者の負担が軽くなることはもうわかりましたよね。
しかし、ワークフローシステム導入のメリットはこれだけではありません。
今回は「申請者」の目線でワークフローシステムのメリットを紹介します。
タブレット端末やスマホに追加できるアプリ機能との連携で、さらなる業務効率化も目指せますよ。
ワークフローシステムの導入がまだの会社、業務のムダが潜んでいます
・申請内容ごとに分かれた決裁ルートを確認し、ルートに沿って提出
・申請書を手渡し、メール、郵送などで提出する
・申請の承認進捗を電話で直接確認
・承認者が出張中や休暇中は承認作業がストップする
・途中で不備が見つかった時はイチから申請をやり直す必要がある
当たり前のようにこなしているかもしれませんが、実はこれ、ムダな業務なんです。
「調べる」「待つ」といった「見えない業務」が、気付かないうちに業務の負担を増やしています。
決裁が間に合わなかったためにライバル会社に先を越され商機を逃した、なんて経験はありませんか？
たった半日、たった一日の承認の遅れが積み重なったり、忙しそうな上長の顔色を見て声をかけるのを遅らせてしまったり…。
今から申請しても間に合わないか、なんて初めから諦めてしまうこともあるかもしれません。
申請・承認業務の遅延は積もり積もって業績やモチベーションをも左右してしまいます。
ワークフローシステムを導入して申請・承認業務の手間を激減！
・決裁ルートを自動で選定
・プッシュ機能で承認作業発生を知らせるのでタイムロスを減らせる
・承認の進捗が一目でわかり、早めの対策がとれる
・承認者が外出中や在宅ワーク中でもアプリから対応が可能
・申請書のフォーマットへ入力する際に不備はエラーではじかれるためミスが減る
先ほどの項目で挙げた「見えない業務」がほぼ改善されましたね。
どこまで申請が進んでいるのかも一目でわかるため、最終決裁までの経過予測や声掛けなどの対策も取りやすくなります。
また、どれだけの業務が集中しているかもわかるため、承認作業が集中しているメンバーの負担を減らしたり、ルートを見直したりと業務改善も行いやすくなります。
ワークフローシステムとアプリを連動させればさらに便利に
ワークフローシステムの導入に合わせてタブレット端末やスマートフォンにアプリを追加すれば社外からでも申請、承認業務が可能になります。
承認者の帰社を待たずとも承認作業を進めることができるので、スピードアップにもつながります。
申請や捺印のためだけの出社を減らせるので、柔軟な働き方にも対応できます。
また、アプリには申請・承認作業だけでなく、スケジュール管理や社内の連絡網の共有など便利な機能も搭載されています。
どこにいても社内と同じようにコミュニケーションが取れ、ワークフローとの連携が取れているため重複作業がなく、複雑な操作の必要もない。
ムダを省き、働きやすさをかなえ、本来の業務に集中できる環境づくりがこのワークフローシステムとアプリで実現しやすくなります。
一目でわかるワークフローシステムで申請・承認作業のスピード化
このように、ワークフローシステムを導入し、タブレット端末やスマートフォンのアプリ機能と連動させることで業務はグッとスマートになり、承認の待ち時間を解消することができます。
その上、人為的ミスの発生も防げるため、一石二鳥以上の効果が期待できます。
ワークフローシステムの導入は管理者側の意見で導入されることが多いかもしれませんが、利用する申請者にとっても大きなメリットがあることがわかりました。
承認待ちが減り、ムダにかかっていた時間を削減できれば、これまで以上のパフォーマンスを発揮しやすくなる、かもしれませんね。
