ワークフローの機能で何ができる？おすすめしたい機能5選
ワークフローシステムの機能を使えば煩雑な作業が自動化でき、業務効率化につながる。
便利になるのはわかったけれど、いまいちイメージできないなんてことはありませんか？
「機能」をもっと具体的に知ることで、御社での導入をスムーズに進められます。
今回は「ワークフローの機能」に注目して紹介していきますので、導入イメージを持ちながら読んでみてくださいね。
ワークフローの機能①
申請書作成機能【需要度★★★】
ワークフロー内のテンプレートをカスタマイズして申請書を作成する機能です。
《特徴》
・テンプレートがあるのでイチから申請書を作る必要がない
・GUI（プルダウンやボタンなど）を使用することで申請者の利便性がUPする
・過去の申請履歴の検索や再利用が可能
添付ファイルや備考欄を追加することで、これまで申請の際に別途メールや口頭で補っていた内容も一度に申請できるようになります。
また、紙の申請書に比べて申請書を探し出すことも簡単になります。
ワークフローの機能②
フロー定義機能【需要度★★★】
申請フローを自動化する機能です。
《特徴》
・現在のワークフローに合わせて申請フローを設定できる
・商品や金額によって決裁者やルートが違う場合にも対応できる
・申請状況を見える化し、進捗が一目でわかるように
イレギュラーなパターンの申請も、ワークフローシステムが自動で判断してルートを決定。
申請ルート間違いでのロスタイムや差し戻し、申請方法に悩む時間などの短縮につながります。
申請の承認進捗も一目でわかるので、どこで止まってしまっているのかも明確になります。
また、組織変更や人事異動があった場合もワークフローシステムを変更するだけで対応可能なので、申請ルートの間違いや申請漏れ、対応漏れも防げます。
ワークフローの機能③
通知機能【需要度★★☆】
承認、申請など業務が発生した段階で対象者にアラートを送る機能です。
《特徴》
・申請、承認、差し戻しなど設定したタイミングで通知を送れる
・タブレット端末やスマートフォンからも確認できるので外出先でも対応が可能
メールや画面上へのポップアップで通知が来るので、承認の抜け漏れを防げます。
外出先でも通知を受け取ったタイミングで承認作業ができるので、承認のスピードアップにもつながります。
ワークフローの機能④
他のシステムとの連動機能【需要度★★☆】
現在導入中のシステムやワークフローシステム内の機能と連携させて業務効率化を図れます。
《特徴》
・見積もりや請求書、発注情報などと連動させることが可能
・一度の入力で複数の業務に自動で反映されるので業務効率UP
・CSVファイルでのデータ出入力が可能な製品も
他のシステムと連動させることでそれぞれの部署で入力していたデータを自動入力化できます。
手入力の機会を減らすことはヒューマンエラーの機会を減らす効果も。
自動で連携できない場合も、CSVファイルを使って情報を活用できるので汎用性が広がります。
ワークフローの機能⑤
運用管理機能【需要度★★★】
申請ルールの順守や内部不正防止など、内部統制にも効果のある機能です。
《特徴》
・紙での保管をやめることでセキュリティ対策に繋がる
・コンプライアンス強化
紙の申請書を止めることで紛失の心配や保管場所の管理の必要がなくなります。
また、申請ルートを自動化することで、承認ルートや申請内容の改ざんを防ぐ効果も。
ワークフローシステム内で決裁情報や証跡管理もできるので、内部統制監査の資料作りにも活かせます。
ワークフローシステムの基本機能をご紹介しました。
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