ワークフローシステムのメリットとは？導入する際に注意すべきこと
ワークフロー（仕事の流れ）を洗い出し、ムダや重複を省いた上で自動化できるところをシステム化する。
それがワークフローシステムであることは前回の記事で説明しました。
今まで紙に頼っていた申請や承認作業を電子化し、誰もが使いやすい形で共有することは、スピードアップや業務効率改善につながります。
では、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
「ワークフローシステム導入のメリット」に絞って解説していきます。
ワークフローシステムのメリット
①申請・承認の手間を削減
申請書をワークフローシステム間でやり取りすることで得られるメリットは、手間を省き、進捗を可視化できること。
今あなたの会社で使用しているのは紙の申請書ですか？
それともExcelなどのフォーマットをメールで添付して送っているのでしょうか。
申請書を上長に提出しても「目を通してくれているのか？」「誰の承認で止まっているのか？」など、状況が分からずヤキモキした経験をした方は多いのではないでしょうか？
また、紙の申請書を利用している場合は、郵送や保管の手間がかかることもあるでしょう。
ワークフロ―システムを導入すれば、申請者がすることは実にシンプル。申請内容を選び、フォーマットに沿って入力するだけで自動的に承認者の元へとリレーされていきます。
金額や商品によって承認ルートが違う場合も、ワークフローシステムが自動で判断。承認者へと届けてくれるため、確認作業の手間も省けます。
「今、誰の承認待ちなのか」「あと何工程で承認が下りるのか」といった状況も一目でわかるので、業務の停滞や抜け漏れも減らせます。
ワークフローシステムのメリット
②申請完了・決済のスピードアップ
ワークフローシステム導入の最大のメリットは、システムを利用することで申請や承認作業を「どこにいても」行えるようになること。
タブレット端末やスマートフォン対応のワークフローシステムなら外出先や自宅からでも作業が可能。決済者が出張から帰ってくるまで決済がストップしてしまう、なんて心配もありません。
アラート機能を使えば、決済者の手元に申請書が届いたタイミングで承認待ちであることを伝えることもできるので、確認漏れを防ぐこともできます。
万が一、申請内容に不備があった場合には、フォーマット機能でエラー表示され、提出前に修正できるので、差し戻し作業を減らせるというメリットもあります。
ワークフローシステムのメリット
③内部統制が可能に
ワークフローシステムは、決まったルートに沿って承認が進んでいくので不正や改ざんを減らせるというメリットもあります。ワークフローシステムでは決められた承認ルート以外での承認や、本人以外からの申請、承認はできません。
承認者が不在の間に代理の人間が勝手に承認する、申請書を改ざんするなどの内部不正を防ぎ、コンプライアンス強化にもつながります。
また、ワークフローシステム内で蓄積されるデータは証跡管理ができたり、決済情報を確認できるので内部統制監査の際に改めて資料を作るといった手間も省けます。
ワークフローシステムのメリット
④リモートワークなど様々な働き方に対応
WFH（Work From Home）化が進む中、ハンコやサインのためだけに出社していませんか？
ワークフローシステム上の申請、承認なら出社の必要はなく、タブレット端末やスマートフォンからも操作できます。
また、申請書や帳簿などをクラウド化することで会社以外の場所からも帳簿や申請データ、履歴などを確認でき、リモートワーク中の情報収集にも役立ちます。
ワークフローシステムの導入で注意すべきことは？
ワークフローシステムを導入することでたくさんのメリットがあることが理解して貰えたかと思います。
しかし、あなたの会社に合ったワークフローシステムを選ばないと、そのメリットを最大限活かせないことも。そこで、ワークフローシステムの選定の際に注意してほしいポイントを4つまとめてみました。
1.今ある業務フローと合っているか
ワークフローシステムに合わせて業務フローをイチから作りなおす、なんてプランは考えていませんか？
業務フローが大きく変われば、現場で使う人たちが混乱してしまいます。
現在の業務フローをベースに、ワークフローシステムをカスタマイズしながら「無理なく導入できるか」に主眼をおいて選定しましょう。
2.誰でも操作しやすいシステムか
申請や承認はスムーズになったけれど、ワークフローシステムの操作方法が難しいと現場で使われない可能性があります。承認などの管理者にとって使いやすいか、申請、承認を行う従業員が簡単に扱えるものかという視点でシステムを選定する必要があります。
3.今利用しているシステムと連携して使用できるか
すでに人事システムや給与計算システムなど他のシステムを導入している場合は、検討中のワークフローシステムと連携して使用できるかを確認する必要があります。
ムダを省くことがメリットのはずなのに、複数のシステムに同じ内容を入力しないといけないと意味がありませんよね。
どのように活用していくのかという具体的なイメージを持つことが大切です。
この記事ではワークフローシステムの導入で得られるメリットについてご紹介しました。
導入のメリットを最大限引き出すには、今の業務フローに合っていて、現場で使いやすいものを選定する必要があります。
ワークフローシステムの導入がゴールではなく、現場の業務効率化を叶えるためのツールとして継続的に使えるかという点をお忘れなくご検討ください。
