ใช้งานระบบ workflow ลดเวลารอการอนุมัติ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการเชื่อมโยงแอป
การใช้งานระบบ workflow เปลี่ยนงานยื่นและงานอนุมัติเอกสารให้เป็นอัตโนมัตินั้นมีข้อดีอย่างมาก เมื่อมีการจัดระเบียบงานที่ซับซ้อนให้เป็นระบบแล้ว ภาระของผู้ดูแลก็จะเบาลง แต่นี่ไม่ใช่ข้อดีเพียงอย่างเดียวของการใช้งานระบบ workflow
ในบทความนี้เราจะมาแนะนำข้อดีของระบบ workflow จากมุมมองของ”ผู้ยื่นขออนุมัติ” กันค่ะ ด้วยการใช้งานฟังก์ชันของแอปพลิเคชันในแท็บเล็ตและสมาร์ตโฟน คุณจะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้นต่อไปได้
บริษัทที่ยังไม่ได้ใช้งานระบบ workflow ยังมีการทำงานที่เปล่าประโยชน์แฝงอยู่
・ งานตรวจสอบเส้นทางการอนุมัติโดยแบ่งตามเนื้อหาการยื่นขอ และส่งไปตามเส้นทางนั้น ๆ
・ การส่งแบบฟอร์มขออนุมัติด้วยตนเอง ด้วยอีเมล หรือด้วยไปรษณีย์
・ การตรวจสอบความคืบหน้าของการยื่นคำขออนุมัติทางโทรศัพท์
・ งานอนุมัติหยุดลงเมื่อผู้อนุมัติเดินทางไปทำงานนอกสถานที่ หรือลาพักร้อน
・ หากพบข้อผิดพลาดระหว่างการยื่นขออนุมัติ จำเป็นต้องทำการยื่นเอกสารใหม่ตั้งแต่ต้น
เรื่องเหล่านี้อาจจะเป็นสิ่งธรรมดาที่มักจะเกิดขึ้น แต่หากมองดี ๆ แล้วจะพบว่ามันเป็นงานที่เปล่าประโยชน์ และเป็น “งานที่มองไม่เห็น” การตรวจสอบและการรออนุมัติกำลังเพิ่มภาระงานโดยที่คุณไม่ทันได้สังเกต
คุณเคยพลาดโอกาสทางธุรกิจโดยถูกบริษัทคู่แข่งแซงหน้าเพราะการตัดสินใจช้าเกินไปไหม ? ทั้งการอนุมัติที่ช้าไปเพียงแค่ครึ่งวันเท่านั้นก็ทำให้งานสะสมกองเป็นภูเขา ทั้งการที่เห็นหัวหน้าท่าทางจะยุ่งจนทำให้การเข้าไปพูดคุยด้วยล่าช้าลง หรือการยอมแพ้ตั้งแต่แรกเพราะคิดว่าต่อให้ยื่นคำขอไปตอนนี้ก็คงไม่ทันกาล ปัญหาความล่าช้าในงานการยื่น-อนุมัติเอกสารที่สะสมมากขึ้นเรื่อยๆ ส่งผลกระทบต่อแรงจูงใจและประสิทธิภาพการทำงานได้โดยที่เราอาจไม่ทันรู้สึกตัว
ใช้งานระบบ workflow เพื่อเพิ่มความคล่องตัว และลดเวลาในการยื่น – อนุมัติเอกสาร
・ เลือกเส้นทางการอนุมัติให้เองโดยอัตโนมัติ
・ ฟังก์ชันการแจ้งเตือนจะแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีงานอนุมัติเกิดขึ้น ช่วยลดการสูญเสียเวลาได้
・ คุณสามารถดูความคืบหน้าของการยื่นขออนุมัติได้อย่างรวดเร็ว และเตรียมการรับมือได้เร็วขึ้น
・ ผู้อนุมัติสามารถตอบกลับจากแอปพลิเคชันได้ แม้พวกเขาจะอยู่ข้างนอกหรือกำลัง Work From Home (การทำงานจากที่บ้าน) อยู่ก็ตาม
・ เมื่อใช้งานฟอร์แมตแบบฟอร์มขออนุมัติ ข้อผิดพลาดจะลดลง เนื่องจากแบบฟอร์มที่ไม่ถูกต้องจะโดนปฏิเสธ
ด้วยใช้งานระบบ workflow “งานที่มองไม่เห็น” ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ ส่วนใหญ่จะได้รับการปรับปรุงจนดีขึ้นแล้ว คุณจะเห็นได้ทันทีว่าการยื่นคำขอมีความคืบหน้าไปถึงไหนแล้ว เห็นการจัดการต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น เช่น การคาดคะเนความคืบหน้าจนถึงการตัดสินใจขั้นสุดท้าย หรือการเข้าไปพูดคุยกับผู้อนุมัติก็จะง่ายขึ้น เป็นต้น
นอกจากนี้ เนื่องจากคุณสามารถดูได้ว่ากำลังเพ่งสมาธิกับงานมากน้อยแค่ไหน ภาระงานของผู้ยื่นขออนุมัติในการตรวจสอบเส้นทางการอนุมัติก็จะลดลง ทำให้การปรับปรุงการทำงานง่ายมากขึ้น
สะดวกยิ่งขึ้นเมื่อระบบ workflow และแอปพลิเคชันเชื่อมโยงกัน
หากคุณใช้งานระบบ workflow โดยติดตั้งแอปพลิเคชันลงในแท็บเล็ตหรือสมาร์ตโฟนแล้ว คุณก็จะสามารถยื่นขออนุมัติและทำการอนุมัติจากภายนอกบริษัทได้ สามารถยื่นขออนุมัติได้โดยไม่ต้องรอให้ผู้อนุมัติกลับมาที่ออฟฟิศ ซึ่งจะทำให้กระบวนการการทำงานเร็วขึ้น ทั้งยังช่วยลดการเดินทางไปที่ออฟฟิศเพียงเพื่อยื่นแบบฟอร์มขออนุมัติได้อีกด้วย ช่วยให้รองรับรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นได้มากขึ้น
นอกจากการยื่น – อนุมัติเอกสาร ภายในแอปยังมีฟังก์ชันที่มีประโยชน์อย่างอื่นอีก เช่น การจัดการตารางงานและการแชร์ข้อมูลสำหรับผู้ติดต่อภายใน ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน คุณก็สามารถสื่อสารได้เหมือนกับอยู่ในบริษัท และเนื่องจากมันเชื่อมโยงกับ workflow จึงไม่เกิดความซ้ำซ้อนของงาน
ระบบ workflow และแอปพลิเคชันนี้ทำให้ง่ายต่อการสร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะกับการทำงาน ลดงานที่เปล่าประโยชน์ และช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานของคุณเองเพิ่มขึ้น
เพิ่มความไวของงานยื่น – อนุมัติเอกสาร ด้วยระบบ workflow ที่เข้าใจง่าย
ด้วยวิธีการใช้งานระบบ workflow และเชื่อมโยงกับแอปพลิเคชันในแท็บเล็ตและสมาร์ตโฟน งานจะราบรื่นขึ้นและลดเวลารอการอนุมัติได้ ช่วยป้องกันความผิดพลาดที่เกิดจากแรงงานมนุษย์ และยังเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อีกด้วย เหมือนยิงปืนนัดเดียวได้นกสองตัว
ในหลาย ๆ บริษัทการนำเอาระบบ workflow มาใช้งาน อาจเป็นความเห็นของผู้ดูแลระบบ แต่กลับกลายเป็นว่ามีข้อดีสำหรับผู้ยื่นขออนุมัติที่ใช้งานจริงเป็นอย่างมาก หากเราสามารถลดเวลารอการอนุมัติ และลดเวลาที่เสียไปโดยเปล่าประโยชน์ได้ อาจทำให้ปรากฏผลลัพธ์การทำงานที่มีประสิทธิภาพมากกว่าในปัจจุบัน
