จัดการแบบฟอร์มดิจิทัลด้วย ระบบ workflow เพิ่มประสิทธิภาพด้วยการใช้แม่แบบ และรูปแบบตัวอย่าง
หากคุณกำลังตั้งเป้าที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และเปลี่ยนการยื่น – อนุมัติเอกสารให้เป็นการทำงานแบบอัตโนมัติโดยการใช้งานระบบ workflow อยู่ล่ะก็ เราแนะนำให้คุณลองจัดการแบบฟอร์มให้เป็นระบบดิจิทัลด้วย
ความจริงแล้วงานยื่นอนุมัติ และงานจัดการแบบฟอร์ม ที่ต้องมีการติดต่อระหว่างแผนกเป็นงานที่ทำให้เราเห็นศักยภาพของระบบ workflow ได้อย่างง่ายดาย ทำไมคุณไม่ลองใช้โอกาสนี้พิจารณาเปลี่ยนแบบฟอร์มที่เป็นเอกสาร ให้เป็นระบบ workflow ดูละ?
ระบบ workflow และการจัดการแบบฟอร์มทำงานร่วมกันได้ดี จะสะดวกยิ่งขึ้นเมื่อใช้แม่แบบและรูปแบบตัวอย่าง
ในการสร้างแบบฟอร์มหรือการประมวลผล มีแนวโน้มว่าจะเกิดงานที่ซ้ำซ้อนและเกิดความผิดพลาดจากมนุษย์ซ่อนอยู่มากมายเช่น การประมวลผลการขายมีกระบวนการดังนี้
[พนักงานขาย]
・สร้างใบสัญญา
・ตรวจสอบและอนุมัติโดยหัวหน้างาน (ลงตราประทับ)
↓
[งานสำนักงานขาย (จัดส่ง)]
・ตรวจสอบคำสั่งซื้อ
・การตรวจสอบสินค้าคงคลัง จัดการการสั่งวัสดุ
・ส่งแบบฟอร์มคำสั่งซื้อไปยังผู้รับผลิตภายนอก (ไปรษณีย์ / อีเมล)
↓
[การบัญชี]
・ลงบัญชีการขายในบัญชีแยกประเภท
・ตรวจสอบการชำระเงินและออกใบเสร็จรับเงิน
・อธิบายรายการบันทึกการชำระเงินในบัญชีแยกประเภท
・ตรวจสอบยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภท
ด้วยวิธีนี้ งานที่เกิดจากสัญญาแผ่นเดียวจะเดินทางผ่านผู้คนหรือแผนกต่าง ๆ
นอกจากนี้ ในกรณีที่มีการใช้ข้อมูลเดียวกัน เช่น ผลลัพธ์การขาย การจัดการสินค้าคงคลัง และการจัดการการขาย แต่มีการจัดการโดย Excel ที่แยกกัน ก็จะเกิดงานป้อนข้อมูลและงานยืนยันหลายครั้ง
เนื่องจากเอกสารประกอบอย่างใบสั่งซื้อและหนังสือเวียนแต่ละฉบับนั้น ต้องได้รับการยื่นและอนุมัติทุกฉบับ จึงต้องใช้เวลามากในการรอการอนุมัติ แล้วปัญหาเหล่านี้จะลดลงโดยใช้แม่แบบและรูปแบบตัวอย่างของระบบ workflow ได้อย่างไรกัน
ระบบ workflow ทำให้งานฝ่ายขายง่ายขึ้น ส่งใบเสนอราคาได้เร็วขึ้น
การเลือกราคาโดยอ้างอิงจากใบเสนอราคาที่ผ่านมา และรอรับการอนุมัติจากหัวหน้างาน แม้ว่าจะเป็นขั้นตอนง่าย ๆ แต่อาจต้องใช้เวลามากกว่าที่คิด เนื่องจากหัวหน้าออกไปข้างนอกหรือกรอกเอกสารผิดพลาด หากการส่งใบเสนอราคาล่าช้า ก็อาจส่งผลให้สูญเสียโอกาสทางธุรกิจไปได้
ด้วยระบบ workflow คุณสามารถสร้าง ยื่น และอนุมัติใบเสนอราคาได้แม้กำลังทำงานนอกสถานที่ สามารถค้นหาและอ้างอิงจากฐานข้อมูลในอดีตได้ งานอนุมัติจะเสร็จสมบูรณ์ภายในระบบ workflow และมีการแจ้งเตือนไปยังหัวหน้างานเมื่อมีเอกสารคำขอรอการอนุมัติ ดังนั้นจะลดการเสียเวลาลงอย่างมาก
เมื่อใช้แม่แบบใบเสนอราคา แล้วกรอกข้อมูลผิดพลาด แบบฟอร์มนั้นจะถูกส่งกลับเป็น error จึงไม่ต้องกังวลกับการแก้ไขและส่งใหม่
เมื่อคำสั่งซื้อสำเร็จ คุณก็ยังสามารถใช้ข้อมูลจากใบเสนอราคาที่สร้างขึ้นเพื่อดำเนินการจัดเตรียมการสั่งซื้อได้ ซึ่งจะนำไปสู่การลดงานป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
การประมวลผลหลังจากได้รับคำสั่งซื้อยังสามารถจัดการแบบกึ่งอัตโนมัติได้หากกำหนดเส้นทางและรายละเอียดงานไว้ล่วงหน้า หากคุณใช้ข้อมูลในการประมวลผลคำสั่งซื้อ คุณไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลเดิมหลายครั้ง ช่วยลดภาระงานในสำนักงานได้อย่างมาก
ใช้งานแม่แบบและรูปแบบตัวอย่างของระบบ workflow ช่วยลดงานแผนกบัญชีลงอย่างมาก
ด้วยการใช้โฟลว์และรูปแบบตัวอย่างที่มีอยู่แล้วในระบบ workflow ก็สามารถสร้างแม่แบบแอปพลิเคชันฟอร์มได้อย่างง่ายดาย และยังสามารถใช้ข้อมูลระหว่างแผนกได้ด้วย
ตอนที่ป้อนข้อมูลในบัญชีแยกประเภทของแผนกบัญชี หรือตอนที่ได้รับรายงานยอดขายจากฝ่ายขาย คุณเคยประสบปัญหาปวดหัวเมื่อพนักงานฝ่ายขายไม่มีการตรวจสอบยืนยัน และทำ เอกสารที่จัดส่งตกหล่นหรือป้อนข้อมูลผิดพลาดบ้างไหม
ด้วยการใช้งานระบบ workflow ข้อมูลที่ป้อนโดยฝ่ายขายสามารถเข้าควบคุมและจัดการตามที่เป็นอยู่ได้ จึงช่วยลดงานป้อนข้อมูลให้น้อยลง
นอกจากนี้ สำหรับการคิดบัญชีค่าใช้จ่ายหรือการจัดการใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อ หากมีการเชื่อมโยงข้อมูลที่สำคัญเมื่อสร้างแม่แบบแอปพลิเคชันฟอร์ม ไม่เพียงแต่สามารถลดงานป้อนข้อมูลได้เท่านั้น แต่ยังไม่ต้องเสียเวลาเพื่อยืนยันวัสดุที่ส่งและรายการต่าง ๆ
ระบบ workflow “desknet’s NEO” มีรูปแบบตัวอย่างและแม่แบบที่สะดวกต่อการใช้งานมากมาย ! ขอแนะนำแม่แบบที่น่าใช้
desknet’sNEO มีแม่แบบที่พร้อมให้คุณใช้งานอีกมากมาย เมื่อคุณเพิ่มแอปพลิเคชันฟอร์มด้วย “AppSuite” คุณจะสามารถใช้งานแอปพลิเคชันฟอร์มที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย นี่คือแม่แบบส่วนหนึ่งที่แนะนำ
[สำหรับฝ่ายธุรการ]
・แบบบันทึกการเข้า – ออกงาน
・การจัดการใบสัญญา
[สำหรับฝ่ายบัญชี]
・ตารางการบริหารสภาพคล่อง
・ตารางการจัดการเช็ค
・สมุดบันทึกบัญชีเงินสดย่อย
・การจัดการใบสัญญา
[สำหรับฝ่ายขาย]
・หนังสือรายชื่อพนักงาน
・การควบคุมสินค้าคงคลัง
・การจัดการโครงการ
・การจัดการลูกค้าเป้าหมาย
・การจัดการใบสัญญา
[สำหรับฝ่ายบุคคล]
・ตารางประเมินโบนัส
・การจัดการรายชื่อผู้สมัครงาน
・การจัดการใบสัญญา
[สำหรับฝ่ายกฎหมาย]
・การจัดการใบสัญญา
เนื่องจากข้อมูลได้รับการจัดการโดยใช้แม่แบบเดียวกันในแต่ละแผนก จึงสามารถประยุกต์ใช้ข้อมูลระหว่างแผนกอื่นๆได้ ซึ่งจะทำให้งานป้อนข้อมูลและงานตรวจสอบลดลงอย่างมาก
ในกรณีที่มีความจำเป็นต้องใช้งานแม่แบบในรูปแบบกระดาษ ก็สามารถพิมพ์ข้อมูลที่สร้างขึ้นได้อย่างสะดวก
การสร้างข้อมูลเป็นแบบกึ่งอัตโนมัติ และคุณสามารถจัดการการพิมพ์ได้อย่างยืดหยุ่นตามรูปแบบการจัดเก็บภายในองค์กรของคุณ
สรุปข้อดีของการจัดการแบบฟอร์มด้วยรูปแบบตัวอย่างและแม่แบบของระบบ workflow
・สามารถแชร์ข้อมูลที่จัดการโดยแต่ละแผนกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานฃ
・ลดความซับซ้อนของการค้นหา การสร้าง และการตรวจสอบข้อผิดพลาดของแบบฟอร์มยื่นขออนุมัติได้
・คำร้องและการสร้างสามารถทำได้แม้ไปทำงานข้างนอก
・คุณสามารถดูการจัดการความคืบหน้าของการดำเนินการคำร้องได้อย่างรวดเร็ว
・การจัดการ ประมวลผลข้อมูลให้เป็นหนึ่งเดียว ช่วยลดเวลาในการป้อนข้อมูลลงอย่างมาก
・สามารถประยุกต์ใช้ข้อมูลแบบฟอร์มได้
ด้วยการจัดการแบบฟอร์มภายในระบบ workflow แทนการจัดการ Excel ทีละรายการ การประสานงานเมื่อทำงานต่างสถานที่จะทำได้ง่ายขึ้น ซึ่งเคยเป็นเรื่องยากจนถึงตอนนี้ นอกจากนี้ แม้ในช่วงที่งานยุ่ง เช่น ช่วงต้นเดือน – สิ้นเดือน ก็สามารถลดภาระงานลงได้ด้วยการทำงานอัตโนมัติด้วยระบบ workflow
คุณจะเข้าใจแล้วว่ามีข้อดีหลายอย่าง เมื่อปรับปรุงธุรกิจและรูปแบบการทำงาน ด้วยการใช้แม่แบบฟอร์มที่สามารถเชื่อมโยงกับข้อมูลส่วนกลาง และใช้งานร่วมกันได้ทั้งองค์กร ในการจัดการแบบฟอร์มต่างๆภายในองค์กร เราขอแนะนำให้ใช้งานระบบ workflow
