ระบบ workflow ช่วยคุณ Paperless และลดการทำงานบน Excel ลดปริมาณงานทั้งองค์กร
จุดประสงค์ของการใช้งานระบบ workflow คือการจัดระเบียบงาน และทำให้โฟลว์ของงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ และเพื่อลดเวลาและแรงงานจากการทำงานที่ไม่มีความจำเป็น คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจได้ ถึงแม้คุณจะไม่ได้ใช้งานระบบ workflow และแม้จะเป็นผู้ที่ไม่มีต้นทุนและไม่มีความรู้เกี่ยวกับการพัฒนาระบบ คุณก็ยังสามารถจัดการ workflow ด้วยการใช้ Excel ได้ แต่ทำไมเราถึงยังแนะนำให้คุณใช้งานระบบ workflow อยู่กันล่ะ?
เราจะมาอธิบายเหตุผลโดยเน้นในเรื่องการลดการทำงานบน Excel และ paperless ให้ฟังกันค่ะ
workflow และงาน สามารถจัดการด้วย Excel ได้
ถ้าคุณต้องการแค่ตรวจสอบ workflow และจัดระเบียบเส้นทางการอนุมัติเท่านั้นล่ะก็ แค่ใช้งาน Excel ก็ไม่มีปัญหาอะไรแล้ว ขั้นตอนการยื่นขออนุมัติจะเข้าใจง่ายขึ้น เมื่ออธิบายให้ชัดเจนว่า “มีกระบวนการใดบ้าง” “การดำเนินการอยู่ในลำดับใด” และ “ใคร(แผนกใด)เป็นผู้รับผิดชอบ” หากคุณจัดการเชื่อมโยงแบบฟอร์มขออนุมัติเข้าด้วยกัน คุณก็จะประหยัดเวลาในการค้นหาแบบฟอร์มได้
การจัดการงานทางธุรกิจด้วยExcelนั้น คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าในปัจจุบันและประวัติได้อย่างรวดเร็ว หากคุณสร้างแท็บตามกระบวนการ เช่น “ยื่นคำขอ / รอการอนุมัติ / อนุมัติแล้ว /ถูกปฏิเสธ” และเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลง (pull down) การค้นหาและการจัดการจะราบรื่นขึ้น
จัดการ workflow ด้วย Excel มีข้อดีอย่างไร ?
ข้อดีที่สำคัญที่สุดของการจัดการงานและ workflow ด้วย Excel คือไม่มีค่าใช้จ่าย เนื่องจากไม่จำเป็นต้องนำระบบใหม่เข้ามาใช้งาน คุณจึงสามารถควบคุมค่าใช้จ่าย และปรับปรุงประสิทธิภาพของworkflowได้
นอกจากนี้ ยังไม่จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องการพัฒนาระบบ และไม่ต้องเสียเวลาเตรียมการอุปกรณ์ล่วงหน้า และบุคลากรก็สามารถเริ่มต้นใช้งานได้อย่างรวดเร็ว เมื่อคุณสร้างแม่แบบแบบฟอร์มแล้ว คุณจะสามารถแก้ไข ปรับเปลี่ยน หรือปรับแต่ง เพื่อใช้ซ้ำต่อไปได้
จัดการ workflow ด้วย Excel มีข้อเสียอย่างไร ?
การจัดการ workflow ด้วย Excel นั้นมีข้อดี แต่ในความเป็นจริง การใช้งานExcel มักจะใช้แก้ปัญหาได้กับสถานการณ์ “เฉพาะหน้า” เท่านั้น แม้ว่า workflow และแบบฟอร์มขออนุมัติจะรวมกันบน Excel แล้ว แต่ในการยื่น-อนุมัติเอกสาร ก็ยังจำเป็นที่จะต้องใช้อีเมล กระดาษ ตราประทับ การจัดส่งเอกสาร หรืออื่น ๆ ร่วมด้วยอยู่
ในทางกลับกัน อาจมีบางกรณีที่คุณรู้สึกว่าเวลาที่ใช้ใน “การป้อนข้อมูลใน Excel” เพิ่มมากขึ้น นอกจากนี้ ยังจำเป็นต้องตรวจสอบข้อมูลใน Excel และข้อมูลในโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันหรือในระบบคลาวด์เพื่อดูความถูกต้องอีกด้วย และหากมีผู้ใช้หลายคน ข้อมูลตัวเลขการคำนวณใน Excel อาจเสียหายหรือสูญหายได้
นอกจากนี้ หากมีจำนวน workflow มาก อาจมีความยุ่งยากในการจัดการและการค้นหาข้อมูล สำหรับโปรเจกต์ระยะสั้นหรืองานคำขออนุมัติชั่วคราว การจัดการ Excel ที่รวดเร็วและราคาไม่แพงนั้นจะสะดวกกว่า แต่สำหรับการยื่นใบสั่งซื้อและการยื่นขอเบิกค่าใช้จ่าย เราขอแนะนำให้คุณใช้งานระบบ workflow จะดีกว่าค่ะ
ใช้ระบบ workflow เพื่อลดการทำงานบน Excel มีข้อดีอย่างไร ?
・ ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาแบบฟอร์มขออนุมัติ
・ ไม่ต้องกังวลว่ารูปแบบและฟังก์ชันจะเสียหาย
・ ไม่จำเป็นต้องคัดลอก หรือจัดการข้อมูลที่เคยป้อนไปแล้วซ้ำ
・ การ paperless มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดทั้งต้นทุนและแรงงาน
เพียงแค่เลือกเนื้อหาการยื่นขออนุมัติ แบบฟอร์มยื่นขอและเส้นทางการยื่นก็จะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติ ช่วยลดปัญหาในการค้นหา และลดปัญหาการเดินเอกสารผิดได้ นอกจากนี้ หากมีข้อผิดพลาดในเนื้อหาที่กรอกในแบบฟอร์มขออนุมัติ คำขอนั้นจะถูกปฏิเสธเนื่องจากมีข้อผิดพลาด(error)ทันที ช่วยลดโอกาสที่จะถูกปฏิเสธการอนุมัติได้
ใช้งานระบบ workflow ยังมีอีกข้อดีคือ “ช่วยองค์กร paperless”
การยื่นและการอนุมัติด้วย workflow ทำให้มีข้อดีอย่างมากในการดำเนินการแบบ paperless (ลดการใช้งานกระดาษ)
・ สามารถลดต้นทุนการพิมพ์ การจัดส่งเอกสาร และค่าใช้จ่ายสำหรับการจัดการแบบฟอร์มขออนุมัติแบบกระดาษ
・ เพิ่มความเร็วในการยื่นและอนุมัติ ป้องกันปัญหาจากการจัดส่งเอกสาร การส่งมอบ การแนบเอกสารทางอีเมลและป้องกันการรั่วไหลของเนื้อความ
・ สามารถทำการยื่น และอนุมัติงานได้ทุกที่ แม้ว่าคุณจะทำงานที่บ้านหรือออกไปทำงานที่อื่น
หากคุณยื่นคำขอ หรืออนุมัติในระบบ workflow ซึ่งเปลี่ยนเป็นการ paperless แล้ว คุณจะไม่จำเป็นต้องเดินทางไปบริษัทเพียงเพื่อประทับตรา นอกจากนี้ สามารถลดงานคัดลอกเนื้อหาในแบบฟอร์มกระดาษหรือไฟล์แนบต่าง ๆ ไปยัง Excel ของฝ่ายบริหารจัดการ ซึ่งมีส่วนช่วยในการลดข้อผิดพลาดและลดปริมาณงานด้วย
ระบบ workflow และข้อควรระวังในการใช้งาน
แม้จะมีการใช้งานระบบ workflow ที่เปลี่ยนงานการยื่น – อนุมัติให้เป็นแบบอัตโนมัติ มีการลดการทำงานบน Excel และ paperless แล้วก็ตาม แต่เบื้องหลังก็ยังมีงานหลงเหลืออยู่ หากจัดระบบเพียงแค่การยื่นและอนุมัติ หัวข้อเรื่องที่เสร็จสมบูรณ์จะถูกป้อนลงในบัญชีแยกประเภทการจัดการ Excel ทำให้งานอื่นๆ เช่น งานจัดการตำแหน่งที่จัดเก็บ งานป้อนประวัติ และงานการรวบรวมจะยังคงใช้แรงงานคนในการจัดการอยู่ ด้วยเหตุนี้การเริ่มต้นลดการทำงานบน Excel และ paperless จะไม่คืบหน้า และมีความเป็นไปได้ที่ปริมาณงานของฝ่ายธุรการและฝ่ายจัดการจะไม่ลดลง
ด้วย desknet’sNEO คุณสามารถใช้ฟังก์ชันอื่น ๆ เพิ่มเติมที่ครอบคลุมงานหลังจากขั้นตอนการเวียนเรื่องคำขออนุมัติเสร็จสิ้นได้ เพิ่มและรวมแอปพลิเคชันให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้ ช่วยให้คุณเริ่มลดการทำงานบน Excel และ paperless ให้สำเร็จได้
เมื่อพิจารณาถึงต้นทุนและความเร็วในการใช้งาน การปรับปรุง workflow ด้วย Excel เป็นวิธีการที่น่าสนใจ แต่หากคำนึงถึงผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ควรจัดระบบ workflow สำหรับใช้งานในระยะกลางถึงระยะยาวเพื่อให้สภาพการทำงานเสถียรมากยิ่งขึ้น ในกรณีนั้น ให้พิจารณาว่างานที่เกี่ยวข้องสามารถเปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัลได้หรือไม่ และมาตั้งเป้าที่จะลดการทำงานบน Excel และ paperless ให้ถึงที่สุดกันเถอะ
หากเปลี่ยนงานกระดาษเป็นระบบอัตโนมัติตั้งแต่ระดับแผนกไปจนถึงทั้งองค์กร ข้อดีสูงสุดที่คุณจะได้รับคือ การลดเวลา ลดขั้นตอนการทำงาน และลดปริมาณงานทั้งองค์กรนั้นเอง
