Workflow คืออะไร? ความหมายและข้อควรรู้ก่อนการใช้งาน Workflow
Workflow คืออะไร? ขยายความหมายของ Workflow
ไขข้อข้องใจ “workflow” ที่ใครหลายคนได้ยินกันบ่อย ๆ ในช่วงนี้ ความจริงแล้วมันคืออะไร? แตกต่างกับระบบ workflow ไหม? มีข้อดีในการใช้งานอย่างไรบ้าง? ทำความเข้าใจ workflow (กระบวนการอนุมัติเอกสาร) เปลี่ยนการยื่น-อนุมัติเอกสารให้เป็นระบบอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานกันค่ะ
เมื่อเห็นภาพ workflow (กระบวนการอนุมัติเอกสาร) ได้ชัดเจน ผู้ปฏิบัติงานจะเข้าใจตรงกัน ทำให้การแชร์ข้อมูลระหว่างบุคคลราบรื่นขึ้น และพบขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นได้ง่ายขึ้นด้วยเช่นกัน
“Workflow” และ “ระบบ Workflow” มีความหมายแตกต่างกันอย่างไร ?
ระบบ workflow คือ ระบบที่ทำให้กระบวนการยื่นคำขอและการอนุมัติใน workflow เป็นไปโดยอัตโนมัติ ถึงแม้เงื่อนไข หรือผู้อนุมัติจะแตกต่างกันไปตามเนื้อหาของคำขอ แต่ระบบ workflow ก็สามารถดำเนินการตัดสินใจเองได้โดยอัตโนมัติและรวดเร็ว ในปัจจุบันนี้ได้มีการนำระบบสำหรับปรับปรุง workflow เข้ามาใช้งานภายในองค์กรกันมากขึ้นจนกลายเป็นเรื่องปกติ จึงมีแนวโน้มที่ workflow จะมีการพัฒนาเป็นสิ่งเดียวกันกับระบบ workflow
การใช้งานระบบ Workflow มีข้อดีอย่างไร และระบบ Workflow ช่วยอะไรได้บ้าง ?
การนำเอาระบบ workflow มาใช้งานมีข้อดีอย่างไรบ้าง มาดูประโยชน์และข้อดีที่จะได้รับเมื่อใช้งานระบบ workflow อย่างเข้าใจง่ายกันค่ะ
ใช้ระบบ Workflow แล้วข้อดีคืออะไร ?
1. การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
・ เมื่อเปลี่ยนแบบฟอร์มกระดาษเป็นแบบฟอร์มดิจิทัล ความผิดพลาดและเวลาที่ใช้จะลดลงมาก
・ เมื่อรวมการปฏิบัติงานทั้งหมดไว้ในที่เดียว ทำให้การตรวจสอบทำได้ง่าย ช่วยลดความซ้ำซ้อนของงานธุรการ
2. อนุมัติได้อย่างรวดเร็ว ทุกขั้นตอนเสร็จสิ้นได้ในระยะเวลาสั้นๆ
・ ลดเวลาที่ใช้ในการยื่นแบบฟอร์มคำขอด้วยมือและการส่งด้วยไปรษณีย์ สามารถยื่นและอนุมัติได้เลย ไม่ต้องยุ่งยากกับการปริ้นต์แบบฟอร์ม และไม่ต้องรอนาน
・ เห็นความคืบหน้าของการอนุมัติได้ง่ายและชัดเจน ช่วยลดการตกค้างของงานเอกสาร
3. ช่วยให้ Work From Home ได้สะดวกขึ้น
・ เมื่อเริ่มต้นการ Paperless ภายในองค์กร คุณก็จะสามารถยื่นคำขอ หรือทำการอนุมัติได้อย่างสะดวกจากที่บ้าน หรือจากนอกออฟฟิศ
・ การใช้งานระบบ workflow ช่วยให้สามารถเรียกดูรายการบัญชี ประวัติการยื่นคำขอ และข้อมูลอื่น ๆ จากนอกสถานที่ทำงานได้ง่าย
ระบบ Workflow ก็มีข้อดีสำหรับการทำงานแบบ “Paperless” เหมือนกัน
เมื่อใช้งานระบบ workflow ค่าใช้จ่ายสำหรับการพิมพ์และการจัดเก็บแบบฟอร์มต่าง ๆ จะลดลง นอกจากจะช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากกับการยื่นและการจัดส่งเอกสารแล้ว ยังช่วยให้ตัดสินใจได้เร็วขึ้นเมื่อเห็นความคืบหน้าทั้งหมด สามารถจัดเก็บและจัดการเอกสาร หรือรายการบัญชีทั้งหมดไว้ในระบบได้อย่างสมบูรณ์ จึงไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารสูญหาย หมดห่วงด้านการรักษาความปลอดภัย
ฟังก์ชันของระบบ Workflow ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจอย่างไรได้บ้าง
1. ช่วยให้ตรวจสอบจุดที่ควรปรับปรุงได้ง่ายขึ้น เมื่อปรับให้เป็นการทำงานแบบอัตโนมัติ
・ ระบบ workflow จะช่วยให้พบการทำงานที่ซ้ำซ้อน รวมถึงงานที่ไม่มีความจำเป็นได้ง่ายขึ้น
・ ยังมีข้อดีคือเมื่อใช้งานระบบ workflow คุณจะสามารถพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้นได้อย่างต่อเนื่องด้วยการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ
2. สร้างรูปแบบการทำงานที่อิสระได้โดยไม่จำกัดสถานที่และบุคคลด้วยระบบ workflow
・ ดำเนินงานได้อย่างไม่จำกัดสถานที่ ไม่ว่าจะทำงานนอกสถานที่หรือทำงานที่บ้านก็ทำได้อย่างอิสระมากขึ้นเมื่อเปลี่ยนมาทำงานด้วยระบบดิจิทัล
・ ด้วยการใช้แอปพลิเคชันทางธุรกิจและฟังก์ชันเทมเพลต ทำให้ทุกคนสามารถใช้งานระบบได้อย่างง่ายดาย
โดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านไอที
3. เมื่อปรับข้อมูลให้เป็นดิจิทัล ช่วยให้นำข้อมูลมาใช้ในกิจกรรมการขาย การวิเคราะห์ธุรกิจได้อย่างสะดวก
・ สามารถนำข้อมูลดิจิทัลของการค้าขายในอดีต หรือข้อมูลการยื่นคำขอมาวิเคราะห์แล้วสรุปให้เกิดประโยชน์ได้
・ การแชร์ข้อมูลระหว่างแผนกง่ายขึ้น ข้อดีที่ตามมาคือช่วยให้การทำงานซ้ำซ้อนลดลง เช่น งานป้อนข้อมูลของฝ่ายธุรการ เป็นต้น
จุดที่ควรคำนึงก่อนเลือกใช้งานระบบ Workflow
1. เงื่อนไขการอนุมัติในองค์กรของคุณ นำไปใช้งานในระบบ workflow ได้ไหม ?
พิจารณาว่าเงื่อนไขการอนุมัติที่มีอยู่ สามารถดำเนินการกับระบบ workflow ได้ไหม สามารถแบ่งหรือเปลี่ยนแปลงเส้นทางการอนุมัติตามตัวเลือกต่าง ๆ เช่นแบ่งตามจำนวนเงินหรือประเภทสินค้าได้มากน้อยแค่ไหน
2. มัน “สะดวกไหม” ในมุมมองของผู้ใช้ ?
ควรเลือกใช้ระบบ workflow โดยคำนึงเรื่องต่าง ๆ ในมุมมองของผู้ใช้ เช่น เป็นระบบที่ไม่ว่าผู้ดูแลจะเป็นใครก็สามารถดำเนินการได้ง่ายใช่หรือไม่ เวลาที่พนักงานยื่นคำขอหรือทำการอนุมัติ สามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่นไหมเป็นต้น นอกจากนี้หากคุณมีโอกาสได้ทดลองใช้ก่อนการเริ่มต้นใช้งานจริง จะช่วยให้คุณเห็นภาพการใช้งานระบบได้ง่ายขึ้น
3. ไม่ใช่แค่ใช้งานในระยะสั้น แต่สามารถใช้งานในระยะยาวได้ไหม ?
หากมีการโยกย้ายบุคคลหรือมีการเปลี่ยนแปลงในองค์กร ระบบ workflow ที่จะเลือกใช้สามารถตอบสนองการใช้งานได้ไหม ควรคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต และเตรียมมาตรการรับมือเอาไว้
4. ค่าใช้จ่ายในการใช้งานระบบ workflow มีความคุ้มค่าแค่ไหน ?
หากดำเนินการด้วยแผนพื้นฐานแล้วยังไม่สามารถจัดระบบ workflow ให้เป็นไปตามที่ต้องการได้ อาจทำให้มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมจนเกินงบประมาณ ด้วยเหตุนี้ควรพิจารณาเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายของแต่ละบริการให้ละเอียดก่อนทำการเลือกใช้ ไม่ตัดสินใจจากค่าใช้จ่ายที่เห็นในตอนแรกเพียงอย่างเดียว
ระบบ Workflow มี 2 ประเภท คือ รูปแบบ Cloud และรูปแบบ On-premise
・Cloud (คลาวด์)
รูปแบบ Cloud จะมีการใช้สภาพแวดล้อม Cloud ที่จัดเตรียมโดยผู้ให้บริการระบบ workflow สามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ สามารถปรับแต่งบริการแพ็กเกจและตัวเลือกต่าง ๆ ได้ ทำให้เริ่มเปิดใช้งานได้อย่างรวดเร็วและใช้ต้นทุนต่ำ
・On-premise (ประเภทใช้งานภายในองค์กร)
On-premise คือระบบ workflow ที่มีการติดตั้งเซิร์ฟเวอร์เฉพาะ และดำเนินการโดยอุปกรณ์ภายในองค์กร อาจใช้ต้องเวลาในการติดตั้งแต่ก็มีจุดเด่นที่สามารถปรับแต่งได้ง่าย
ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา มีองค์กรจำนวนไม่น้อยที่เริ่มต้นใช้งานระบบ workflow ในรูปแบบ Cloud เนื่องจากความสะดวกในการติดตั้ง แต่บริษัทที่ให้ความสำคัญในด้านความปลอดภัย หรือต้องการเชื่อมกับระบบที่ใช้งานอยู่ก็มักจะเลือกใช้งานระบบ workflow ในรูปแบบ On-premise
ในบทความนี้เราได้อธิบายความหมาย การเริ่มต้นใช้งานและข้อดีของ workflow ไปแล้ว หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คำตอบของคำถามที่ว่า “Workflow คืออะไร?” กับทุกคนได้นะคะ การเริ่มต้นใช้งานระบบ workflow หากเริ่มต้นโดยไม่ได้ตรวจสอบให้ชัดเจนว่า “ผู้ใช้คือใคร” และ ” จะนำมาใช้งานแบบไหน” อาจไม่ได้ช่วยปรับปรุงการดำเนินธุรกิจ แต่อาจจะทำให้ปริมาณงานของคุณเพิ่มมากขึ้นแทน ดังนั้นเพื่อให้การใช้งาน workflow ของคุณมีความหมาย ลองเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบ workflow ปัจจุบัน และค้นหาจุดที่ควรปรับปรุงให้พบก่อนเริ่มใช้งานดูนะคะ
