ワークフローとはいったい何？ワークフローの意味と導入前に知っておきたいポイント
ワークフローとはいったい何？ワークフローの意味をおさらい
「ワークフロー」とは、ある業務の流れを可視化したものを指します。「社内申請」を例として挙げると、書類の作成から稟議、承認、決裁など様々な工程を部署や役職ごとに分担しているのがわかります。
ワークフロー（仕事の流れ）を明確にすることで、作業者への共有・理解がスムーズとなり、業務のムダも明確になります。
ワークフローとワークフローシステムの違いとは？その意味は？
ワークフローシステムは、ワークフローの中でも承認や申請手続きの部分をシステムで自動化したもののこと。内容や金額によって決裁者が違う場合などもワークフローシステムが自動的に判断することで迷うことなくスピーディに進められます。
最近はワークフロー改善のためのシステム導入が一般化してきており、ワークフローとワークフローシステムを同一視する傾向もあります
ワークフローシステムの導入メリットとは？ワークフローシステムで改善できること
では、ワークフローシステムを導入することにはどのようなメリットがあるのでしょうか？
ワークフローシステムの導入で得られるメリットを具体的に紹介していきます。
ワークフローシステムの導入メリットとは？ワークフローシステムで改善できること
1.業務効率化
・申請書を電子化することで、手間やミスを大幅削減できる。
・業務を一元化することで複数部署での事務作業の重複を減らすメリットも。
2.決裁にかかる時間を短縮化
・申請書の手渡し、郵送作業にかかる時間を大幅削減。
・承認の進捗が一目でわかるので決裁の滞留が起こりにくい。
3.WFH（Work From Home）にもメリットあり
・ペーパーレス化することで外出先や自宅から申請や承認の対応が可能に。
・ワークフローシステムを導入することで社内以外の場所からも帳簿や申請データ、履歴などを閲覧できる。
ワークフローシステムで改善する「ペーパーレス化」にはこんなメリットも
ワークフローシステムを導入することで、申請書の印刷や保管に関する経費が削減できます。
また、手渡しや郵送の手間が省けるだけでなく、進捗が可視化されることで意思決定のスピードアップにもつながります。
書類や帳簿の保管場所や管理もシステム上で完結するので紛失の心配もなく、セキュリティ面でも安心です。
ワークフローシステムの機能でかなう業務効率化とは
1.業務を自動化することで改善点を洗い出せる
・ワークフローシステムの導入によって業務のムダや重複が発見できる。
・導入後も定期的に見直すことで業務改善を継続化させられるメリットも。
2.ワークフローシステムを活用し、業務の場所や人を選ばないスタイルを確立できる
・紙でのやりとりをなくし、社外や自宅など場所を問わず業務を進められる。
・業務アプリケーションやテンプレート機能の活用で特別な知識がなくても誰でも使える。
3.電子化されたデータを営業活動や業務分析等に活用できる
・電子化された過去の取引や申請データを分析や集計にも役立てられる。
・データを部署間で共有することで、入力業務など重複していた作業を減らせるメリットも。
ワークフローシステムを選定する前に確認しておきたいポイント
1.自社の承認ルールはシステム化できる？
選定候補のワークフローシステムで「今ある承認ルールの実現」はできるのか、金額や商品、選択肢によってルートを分岐、変更できるかを確認しましょう。
2.使う人の目線で「便利」になる？
今いる管理者だけでなく、誰が管理者になっても簡単に操作できるか、従業員が申請、承認を進めるときにスムーズに扱えるかなど、使う人の目線で考えて選定すること。
また、本導入前にお試し体験ができればイメージを掴みやすくなります。
3.「今」だけじゃなくずっと使える？
人事異動や組織変更があった時、選定したワークフローシステムで対応できるかという視点も重要。
今後どんな変更がありうるかを考え、対応策をイメージしておくことが大切です
4.ワークフローシステム導入にかかるコストの費用対効果は？
基本プランだけでワークフローのシステム化が実現できない場合、追加料金がかかり予算オーバーになることも。目先の金額だけでなく、サービスごとの費用も比べた上で選定しましょう。
ワークフローシステムはクラウドとオンプレミスの2種類
●クラウドシステム
ワークフローシステムの運営会社が用意したクラウド環境を利用するので、サーバー要らずで導入が可能です。
パッケージ商品＋オプションでカスタマイズできるので、短期間かつ低コストで導入できます。
●オンプレミス（自社運用型）
社内に専用サーバーを置き、社内の設備で運用していくワークフローシステムです。
導入までには時間がかかるが、カスタマイズしやすいのが特徴です。
近年は利便性からクラウド型のワークフローシステムを導入する企業も増えていますが、セキュリティ面を重要視したり、導入済のシステムと連携させたい企業などはオンプレミス型を選ぶ傾向があります。
この記事ではワークフローの意味や導入した際の効果、メリットなどについて解説してきました。「ワークフローとはいったい何？」という疑問の解消の一助になればと思います。また、ワークフローシステムを導入するだけでは業務改善にならず「誰が使うのか」「どんな風に使うのか」を明確にしないまま導入してしまうと、逆に業務を増やすことになりかねません。ワークフローの導入を意味のあるものにするためにも、まずは現状のワークフローを洗い出し、改善点を見つけることから始めてみましょう。
