ワークフローシステムで脱エクセル＆ペーパーレス化！業務を激減させませんか？
ワークフローシステムを導入する目的は、業務を整理し、フローを自動化することで無駄や手間を省き「業務効率化」を図ることですよね。
実は業務効率化を目指すなら、ワークフローシステムを導入しなくてもできてしまいます。
初期投資の必要がなく、システム開発の知識がない人でもエクセルを使えばワークフローを可視化し、整理することが可能です。
しかし、それでもワークフローシステムの導入がおすすめの理由はなんなのでしょうか？
「脱エクセル」「ペーパーレス化」という観点に注目して説明していきます。
エクセルでワークフローとタスクを管理することも可能
ワークフローを洗い出し、ルートを整理するだけならエクセルがあれば問題ありません。
「どんな工程があるのか」「どの順番に進むのか」「誰（どの部署）が担当しているのか」が明確になるため、申請手順がわかりやすくなります。
申請書のリンクを一緒に管理すれば、申請書を探し出す手間も省けます。
業務タスクをエクセルで管理することで、現在の進捗や履歴も一目で確認できます。
「申請・承認・決裁・却下」など、工程に合わせたタブを作成し、プルダウンで選ぶ状態にすれば検索も管理もスムーズになります。
ワークフローをエクセルで管理するメリット
エクセルでワークフローやタスク管理を行う一番のメリットは費用がかからないこと。
新しいシステムを導入する必要がないので、経費を抑えてワークフロー効率化が図れます。
また、システム開発などの知識も不要なので準備期間を取ることなく、設備や人員はそのままにスピーディーに取りかかることができます。
一度ひな形を作ってしまえば編集調整したり、複製してカスタマイズしたりしながら使い続けることも可能です。
ワークフローをエクセルで管理するデメリット
エクセルでのワークフロー管理にはメリットもあるのですが、実はこれでは「目の前の」課題を解決しているだけということが多いのが実情です。
エクセル上でワークフローや申請書をまとめても、実際の申請、承認作業にかかるメールや紙、ハンコ、郵送などの手間は残ったまま。
逆に「エクセルに入力」という手間が増えてしまったと感じるケースもあるでしょう。
また、エクセルデータは共有フォルダやクラウドまで確認しに行く必要があり、複数人が使用することで関数データの抜け落ちやエクセルデータの破損などが起こる可能性も。さらに、ワークフローの数が多くなれば管理や検索にも手間がかかってしまいます。
短期的なプロジェクトや一時的な申請作業の場合は、早く、費用もかからないエクセル管理が便利ですが、発注申請や経費申請などはワークフローシステムを導入することをおすすめします。
ワークフローシステムの導入で「脱エクセル化」そのメリットは？
・申請書を探す手間がかからない
・様式や関数が崩れる心配がない
・入力した情報の転記や管理の必要がない
・ペーパーレス化が進み、コストや手間が省ける
申請内容を選ぶだけで、提出書類、申請・承認ルートを自動で判断してくれるので探す手間や選択ミスを減らせます。
また、申請フォーマットの入力内容にミスがあった場合はエラーではじかれるため、承認却下の可能性も減らせます。
ワークフローシステム導入のもう一つのメリット「ペーパーレス化」とは
ワークフロー内で申請・承認作業が完結することで、ペーパーレス化が進むことには大きなメリットがあります。
・紙の申請書の印刷、郵送、管理コストが削減できる
・郵送や手渡し、メール添付の手間や確認・伝達漏れを防ぎ、スピードアップ
・外出先や自宅からも申請・承認作業が可能
ワークフローシステム内で申請・承認作業を行い、ペーパーレス化すれば、ハンコを押すためだけの出社がなくなります。
また、紙や添付で提出された申請書の内容を管理部門のエクセルに転記するといった作業も減らせるので、ミスや業務の削減にもつながります。
ワークフローシステム導入の際の注意点
ワークフローシステムを導入し、申請・承認作業の自動化、脱エクセル化、ペーパーレス化が完了しても、バックグラウンドではまだ仕事が残っています。
稟議フローだけをシステム化してしまうと、完了した案件をエクセルの管理台帳に入力し、保管場所の管理や履歴入力、集計作業などの業務は手作業のまま。
管理部門では脱エクセル化、ペーパーレス化は進まず、業務内容が減らない可能性も。
desknet’sNEOでは、稟議フロー完了後の業務もカバーできる追加機能を併用することが可能です。
必要な処理に合わせてアプリを追加して組み合わせ、業務の脱エクセル化、ペーパーレス化が実現できます。
コストや導入スピードを考えると、エクセルでのワークフロー改善も魅力的ですが、中長期的に使用するワークフローはシステム化して安定的に稼働できる状態にするのがベスト。
その際には付随する業務もシステム化できるか考え、脱エクセル、ペーパーレスを徹底することを目標にしましょう。
部署だけでなく、企業全体の業務自動化が進み、時間短縮や業務削減など最大限メリットを引き出せますよ。
