ระบบ Workflow มีข้อดีอย่างไร？ข้อควรทราบก่อนเริ่มต้นใช้งาน
เราได้ขยายความหมายของ workflow (กระบวนการอนุมัติเอกสาร) ระบบเปลี่ยนงานเอกสารให้เป็นระบบอัตโนมัติที่ช่วยกำจัดงานที่ซ้ำซ้อนและงานที่ไม่มีความจำเป็นเอาไว้แล้วในบทความก่อนหน้านี้ หลายคนคงจะทราบกันแล้วว่าระบบ workflow มีข้อดีคือสามารถเปลี่ยนการยื่น – อนุมัติเอกสารที่เคยใช้กระดาษให้เป็นรูปแบบการทำงานบนระบบดิจิทัลที่ทุกคนสามารถใช้งานได้ง่าย ช่วยเร่งความเร็วและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน แล้วข้อดีที่เห็นได้ชัดมีอะไรบ้าง ในบทความนี้เราจะมาเน้นเรื่อง “ข้อดีของการใช้งานระบบ workflow” กันค่ะ
ข้อดีของระบบ Workflow (1) ลดเวลาการยื่นและการอนุมัติ
ข้อดีที่จะได้รับจากการยื่นแบบฟอร์มขออนุมัติด้วยระบบ workflow คือสามารถประหยัดเวลาและเห็นภาพกระบวนการทั้งหมดได้
ตอนนี้บริษัทของคุณกำลังใช้งานรูปแบบไหนอยู่คะ ? กำลังใช้แบบฟอร์มขออนุมัติแบบกระดาษ หรือใช้วิธีการแนบไฟล์อย่าง Excel ส่งผ่านทางอีเมลให้หัวหน้า ? หากคุณกำลังทำแบบนั้นอยู่ คุณอาจจะเคยมีประสบการณ์น่ากังวลจากการที่ไม่รู้ความคืบหน้าเมื่อส่งแบบฟอร์มขออนุมัติ เช่น “หัวหน้าได้อ่านหรือยังนะ?” หรือ “การอนุมัติค้างอยู่ที่ใครกันนะ?” หากคุณใช้แบบฟอร์มขออนุมัติที่เป็นกระดาษ อาจต้องใช้เวลาพอสมควรในการจัดส่งและการจัดเก็บ
หากใช้งานระบบ workflow สิ่งที่ผู้ยื่นขออนุมัติต้องทำจะเรียบง่ายมาก แค่เลือกรูปแบบแบบฟอร์มขออนุมัติ เช่น ใบขอลา ใบขอเบิกจ่าย แล้วป้อนข้อมูลตามแบบฟอร์ม ข้อมูลจะถูกส่งต่อไปยังผู้อนุมัติโดยอัตโนมัติ แม้ว่าเส้นทางการอนุมัติจะแตกต่างกันไปตามเนื้อหาของแต่ละแบบฟอร์ม แต่ระบบ workflow ก็สามารถกำหนดเส้นทาง และส่งตรงไปยังผู้อนุมัติที่รับผิดชอบได้เองโดยอัตโนมัติ จึงช่วยลดเวลาในการพิจารณาเอกสารไปได้มาก ช่วยให้คุณสามารถเข้าใจสถานการณ์ต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็น “ตอนนี้กำลังรอการอนุมัติของใครอยู่” หรือ “เหลืออีกกี่ขั้นตอนกว่าการอนุมัติจะเสร็จสิ้น” ช่วยลดการหยุดชะงักและการตกหล่นของงานได้
ข้อดีของระบบ Workflow (2) เร่งความเร็วการยื่นใบขออนุมัติ และการชำระเงิน
ข้อดีที่น่าสนใจที่สุดของการใช้งานระบบ workflow คือ “ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน” ก็สามารถทำการยื่นและอนุมัติเอกสารได้ทันทีผ่านระบบ คุณสามารถทำงานที่บ้านหรือทำงานนอกสถานที่ได้ด้วยระบบที่ใช้งานได้กับอุปกรณ์แท็บเล็ตและสมาร์ตโฟน หากผู้อนุมัติเดินทางไปทำงานนอกสถานที่ ก็ไม่ต้องกังวลว่าการชำระเงินจะหยุดชะงัก
นอกจากนี้ยังช่วยป้องกันการตกหล่นของเอกสารได้ หากคุณใช้ฟังก์ชันแจ้งเตือนที่จะช่วยแจ้งให้ผู้อนุมัติของคุณรู้ว่ามีคำขอรอการอนุมัติอยู่ ในกรณีที่มีจุดผิดพลาดในแบบฟอร์มขออนุมัติ จะมีการแจ้งให้ทราบถึงความผิดพลาด (error) และสามารถแก้ไขก่อนส่งได้ จึงมีข้อดีในการลดการส่งกลับของเอกสาร
ข้อดีของระบบ Workflow (3) ควบคุมงานภายในได้
ระบบ workflow จะดำเนินการอนุมัติตามเส้นทางที่กำหนดไว้ จึงมีข้อดีในการช่วยลดการฉ้อโกงและการปลอมแปลงแก้ไขได้ ในระบบ workflow จะไม่สามารถทำการอนุมัตินอกเหนือจากเส้นทางที่ระบุไว้ และไม่สามารถยื่นคำขอโดยบุคคลอื่นที่ไม่ใช่เจ้าตัวจริง ๆ ได้ ช่วยป้องกันการฉ้อโกงภายใน เช่น การปลอมแปลงแบบฟอร์มขออนุมัติ การแอบอ้างเป็นผู้อนุมัติแล้วทำการอนุมัติแทนโดยไม่ได้รับอนุญาตจากผู้รับผิดชอบตัวจริง เป็นต้น ช่วยเพิ่มการปฏิบัติตามข้อกำหนดให้เข้มงวดมากขึ้น สามารถควบคุมงานภายในได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้ ข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ในระบบ workflow ยังช่วยให้สามารถตรวจสอบและจัดการประวัติข้อมูลการยื่นขออนุมัติ การยื่นขอชำระต่าง ๆ ได้ ช่วยให้ควบคุมงานภายในได้ง่ายขึ้น ลดขั้นตอนการสร้างเอกสารสำหรับการตรวจสอบได้
ข้อดีของระบบ Workflow (4) รองรับรูปแบบการทำงานที่หลากหลาย เช่น Remote work
ในยุคที่การทำงานที่บ้าน (Work From Home) ได้กลายเป็นเรื่องปกตินี้ คุณยังไปที่ออฟฟิศเพียงเพื่อประทับตราบริษัทและเซ็นชื่ออยู่หรือเปล่า ? ด้วยระบบ workflow คุณสามารถดำเนินการผ่านแท็บเล็ตหรือสมาร์ตโฟนได้เลยโดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปออฟฟิศเพื่อยื่นขออนุมัติหรือทำการอนุมัติ
เมื่อแบบฟอร์มขออนุมัติและสมุดลงบัญชีอยู่ในระบบ Cloud คุณจะสามารถตรวจสอบข้อมูลการยื่นขออนุมัติ หรือข้อมูลประวัติอื่น ๆ จากสถานที่ต่าง ๆ นอกเหนือจากที่บริษัทได้ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากในการรวบรวมข้อมูลระหว่างการทำงานแบบ Remote work
การใช้งานระบบ Workflow มีข้อควรทราบอะไรบ้าง?
การใช้งานระบบ workflow นั้นมีข้อดีหลายด้าน แต่อย่างไรก็ตาม หากไม่เลือกระบบที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ คุณอาจไม่สามารถใช้ประโยชน์จากระบบนี้ได้อย่างเต็มที่ เราเลยสรุป 4 ประเด็นที่อยากให้คำนึงเมื่อเลือกใช้งานระบบ workflow มาฝากค่ะ
1. ตรงกับกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ไหม ?
คุณกำลังวางแผนที่จะสร้างกระบวนการทางธุรกิจใหม่ตั้งแต่ต้นตามระบบ workflow อยู่หรือเปล่า? หากกระบวนการทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงจากเดิมมากเกินไป จะทำให้ผู้ใช้งานจริงเกิดความสับสนได้ ควรเลือกระบบ workflow โดยยึดตามกระบวนการทางธุรกิจที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน และให้ความสำคัญกับความสามารถในการปรับแต่งระบบให้ใช้งานได้จริงและไม่ฝืนจนเกินไป
2. เป็นระบบที่ใช้งานง่ายสำหรับทุกคนไหม ?
ถึงการยื่นคำขอและการอนุมัติจะราบรื่นมากขึ้น แต่ถ้าระบบ workflow นั้นใช้ยากเกินไป อาจทำให้ไม่ได้รับการใช้งานจากผู้ใช้จริง ควรเลือกระบบ workflow จากมุมมองของผู้ดูแลระบบ และมุมมองของพนักงานผู้ใช้งานจริงว่าสามารถยื่นขออนุมัติและทำการอนุมัติได้ง่ายไหม ใช้ได้สะดวกหรือเปล่า
3. ใช้ร่วมกับระบบที่ใช้งานอยู่ได้ไหม ?
หากคุณได้ใช้ระบบอื่น ๆ อยู่แล้ว เช่น ระบบสำหรับงานบุคคลหรือระบบเงินเดือน ควรตรวจสอบว่าระบบ workflow ที่กำลังพิจารณาอยู่นั้นสามารถใช้งานร่วมกันได้หรือไม่ หากต้องป้อนข้อมูลซ้ำกันในหลาย ๆ ระบบ ข้อดีในเรื่องการลดปริมาณงานที่ไม่จำเป็นจะหายไปทันที สิ่งสำคัญคือการมีแนวทางการใช้ระบบ workflow ที่เป็นรูปธรรม สามารถเห็นภาพการดำเนินการได้จริง
ในบทความนี้ เราได้แนะนำข้อดีของการใช้งานระบบ workflow ไปแล้ว ในการที่จะนำเอาข้อดีนั้นมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด จำเป็นจะต้องเลือกระบบที่เข้ากับกระบวนการทางธุรกิจของคุณ และใช้งานได้ง่าย อย่าลืมว่าการนำเอาระบบ workflow มาใช้ไม่ใช่จุดประสงค์หลัก โปรดพิจารณาว่าระบบ workflow ที่จะใช้งานนั้น สามารถใช้ได้อย่างต่อเนื่อง และเป็นเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กรของคุณได้มากน้อยแค่ไหน
