ฟังก์ชันของ workflow ทำอะไรได้บ้าง? แนะนำ 5 ฟังก์ชันดีๆ ที่ทุกองค์กรต้องใช้
ด้วยการใช้ฟังก์ชันของระบบ workflow งานที่ซับซ้อนก็สามารถเปลี่ยนไปเป็นระบบการทำงานแบบอัตโนมัติได้ ส่งผลให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น เรารู้ว่ามันจะช่วยให้การทำงานจะสะดวกขึ้น แต่ก็อาจจะมีบางส่วนที่ยังนึกภาพไม่ออกว่าเป็นแบบไหนใช่ไหม? หากคุณเข้าใจ “ฟังก์ชัน” อย่างเป็นรูปธรรมมากขึ้น คุณก็จะสามารถนำไปใช้งานในองค์กรของคุณได้อย่างราบรื่น
ดังนั้นในบทความนี้เราจะมาแนะนำ “ฟังก์ชันของระบบ workflow” ที่น่าใช้ ลองอ่านโดยที่จินตนาการถึงภาพการใช้งานไปด้วยกันค่ะ
ฟังก์ชัน workflow (1) ฟังก์ชันสร้างแบบฟอร์มขออนุมัติ
[ระดับความต้องการ ★★★]
ฟังก์ชันนี้เป็นฟังก์ชันในการสร้างแบบฟอร์มขออนุมัติ โดยสามารถปรับแต่งแบบฟอร์มจากเทมเพลตในระบบ workflow ด้วยตัวเองได้
[ จุดเด่น ]
・ เนื่องจากมีเทมเพลตให้เลือกใช้อยู่แล้ว จึงไม่จำเป็นต้องสร้างแบบฟอร์มขออนุมัติเองตั้งแต่เริ่มต้น
・ ผู้ยื่นคำขอจะใช้งานได้อย่างสะดวกมากขึ้น โดยการใช้ GUI (ตัวเลือกแบบ pull-down ปุ่มกด หรืออื่น ๆ)
・ สามารถค้นหาและนำประวัติการยื่นคำขอที่ผ่านมามาใช้ซ้ำได้
หากคุณเพิ่มไฟล์แนบและคอลัมน์หมายเหตุ จะสามารถยื่นเนื้อหาเสริมอย่างไฟล์อื่นๆที่จำเป็น หรือข้อความอธิบายแยกเมื่อยื่นคำขอได้ภายในครั้งเดียว นอกจากนี้ยังช่วยให้ค้นหาแบบฟอร์มขออนุมัติได้ง่ายกว่าแบบฟอร์มขออนุมัติแบบกระดาษ
ฟังก์ชัน workflow (2) ฟังก์ชันกำหนดกระบวนการอนุมัติ
[ระดับความต้องการ ★★★]
เป็นฟังก์ชันที่ทำให้โฟลว์ หรือกระบวนการการยื่นขออนุมัติเป็นไปโดยอัตโนมัติ
[ จุดเด่น ]
・ สามารถตั้งค่ากระบวนการการยื่นขออนุมัติให้เข้ากับ workflow ปัจจุบันได้
・ รองรับการกำหนดเส้นทางที่มีผู้อนุญาตต่างกัน โดยขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์หรือจำนวนเงิน
・ ประมวลผลสถานการณ์ให้เป็นรูปแบบที่มองเห็นได้ คุณจะสามารถดูความคืบหน้าของการยื่นคำขอได้อย่างรวดเร็ว
ระบบ workflow จะกำหนดเส้นทางและปฏิเสธแบบฟอร์มขออนุมัติที่มีความผิดปกติโดยอัตโนมัติ ช่วยลดเวลาในการพิจารณาแบบฟอร์มขออนุมัติที่ไม่ถูกต้อง และลดการเสียเวลาจากการส่งกลับเนื่องจากมีเส้นทางการยื่นที่ไม่ถูกต้อง
เมื่อคุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของการยื่นคำขอและการอนุมัติได้ จะเห็นได้ชัดเจนว่ากระบวนการมีการหยุดชะงักที่จุดไหน และมีใครเป็นผู้รับผิดชอบ
นอกจากนี้ แม้ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงระบบองค์กรหรือการเปลี่ยนแปลงบุคลากร ก็สามารถจัดการได้ง่าย ๆ โดยการแก้ไขระบบ workflow ช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในการยื่นผิดเส้นทาง ลดการป้อนข้อมูลผิดพลาดและลดการตกหล่นได้
ฟังก์ชัน workflow (3) ฟังก์ชันการแจ้งเตือน
[ระดับความต้องการ ★★☆]
เป็นฟังก์ชันช่วยส่งการแจ้งเตือนไปยังบุคคลเป้าหมายเมื่อมีงานที่ต้องดำเนินการ เช่น การแจ้งเตือนถึงหัวหน้าฝ่ายเมื่อมีลูกน้องยื่นแบบฟอร์มขออนุมัติ
[ จุดเด่น ]
・ สามารถส่งการแจ้งเตือนตามเวลาที่กำหนดได้ เช่น ส่งแจ้งเตือนเมื่อมีการยื่นคำขอ เมื่อมีการอนุมัติ หรือเมื่อมีการส่งกลับ
・ จัดการและตรวจสอบได้ง่ายแม้อยู่ในขณะเดินทาง เนื่องจากสามารถใช้งานผ่านแท็บเล็ต สมาร์ตโฟน หรือ PC ได้
・ คุณจะได้รับแจ้งเตือนทางอีเมลหรือ Pop-up บนหน้าจออุปกรณ์ของคุณ ถึงจะไม่ได้อยู่ที่ออฟฟิศ ผู้อนุมัติก็อนุมัติได้ทันทีเมื่อได้รับการแจ้งเตือน ดังนั้นการตกหล่น การลืมอนุมัติจะมีโอกาสเกิดขึ้นได้น้อยมาก และยังช่วยให้การอนุมัติเร็วขึ้นอีกด้วย
ฟังก์ชัน workflow (4) ฟังก์ชันเชื่อมโยงกับระบบอื่น
[ระดับความต้องการ ★★☆]
คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจได้โดยการเชื่อมโยงระบบ workflow เข้ากับระบบที่กำลังใช้งานอยู่ในปัจจุบันได้
[ จุดเด่น ]
・ สามารถเชื่อมโยงข้อมูลการซื้อขายต่าง ๆ อย่างใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และอื่นๆได้
・ ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น มีการแสดงข้อมูลโดยอัตโนมัติในหลายส่วน แม้จะป้อนข้อมูลเพียงครั้งเดียวก็ตามสามารถป้อนและส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ CSV ได้
ด้วยการเชื่อมโยงกับระบบอื่น ๆ ข้อมูลที่ป้อนในแต่ละแผนกจะถูกนำเข้าโดยอัตโนมัติ ช่วยลดการทำงานที่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเองและลดความผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ได้อีกด้วย
ในกรณีที่ไม่สามารถเชื่อมโยงกันได้แบบอัตโนมัติ ยังสามารถใช้งานข้อมูลจากไฟล์ CSV ได้ เพิ่มความหลากหลายในการใช้งานได้มากขึ้น
ฟังก์ชัน workflow (5) ฟังก์ชันการบริหารจัดการ
[ระดับความต้องการ ★★★]
ฟังก์ชันนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการควบคุมภายในบริษัท เช่น เพิ่มการกรอกข้อมูลตามข้อกำหนดขององค์กร การป้องกันการฉ้อโกงภายใน เป็นต้น
[ จุดเด่น ]
・เพิ่มการรักษาความปลอดภัย ด้วยการยกเลิกการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษ
・เสริมสร้างการปฏิบัติตามข้อกำหนด
การหยุดดำเนินการด้วยกระดาษช่วยขจัดความกังวลเรื่องการสูญหาย และลดปัญหาการจัดการสถานที่จัดเก็บเอกสารได้ นอกจากนี้การทำให้เส้นทางการยื่นดำเนินการโดยอัตโนมัติ ยังช่วยป้องกันการปลอมแปลงเส้นทางการอนุมัติและเนื้อหาในการยื่นได้อีกด้วย เนื่องจากสามารถจัดการข้อมูลและเส้นทางการอนุมัติได้ภายในระบบ workflow จึงสามารถใช้เพื่อสร้างเอกสารสำหรับการตรวจสอบการควบคุมภายในได้อีกด้วย
และนี่คือ 5 ฟังก์ชันน่าใช้ของระบบ workflow ที่เราอยากแนะนำค่ะ ในแอปพลิเคชันทางธุรกิจ desknet’s NEO ไม่ได้มีเพียง workflow เท่านั้น ยังมีฟังก์ชันจัดการตารางงาน ฟังก์ชันจัดการฐานข้อมูลลูกค้า และฟังก์ชันอื่น ๆ อีกมากมายที่ช่วยจัดระบบธุรกิจทั้งหมด รวมถึงฟังก์ชันช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจากที่บ้าน (work from home) ก็มีให้พร้อม สอบถามเพิ่มเติม และรับการทดลองใช้งานฟรี 30 วันได้ที่นี่
